Makalah Manajemen Proyek Sistem Informasi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan penyertaaNya penulis dapat menyelesaikan Makalah ini dengan baik.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan  Makalah ini masih tedapat banyak kekurangan baik dalam isi maupun dalam hal teknik penulisan dan penyusunannya. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya adalah membangun untuk penyempurnaan tulisan ini.

Akhirnya penulis mengharapkan semoga Makalah ini bermanfaat bagi kita semua yang membaca tulisan ini, serta penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah mambantu penulis untuk meyelesaikan makalah ini.

Yogyakarta,   Februari 2013

Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Mata kuliah Manajemen Proyek System Informasi merupakan salah satu mata kuliah yang diajarkan bagi mahasiswa semester 6 jurusan System Informatika pada STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, sebagai salah satu mata kuliah wajib.

Dalam mempelajari materi Manajemen proyek System Informasi mahasiswa diharapkan nantinya mampu menangani sebuah proyek system informasi dalam dunia kerja. Untuk membekali kemampuan tersebut, pada kesempatan ini penulis membuat sebuah makalah  tentang hal-hal yang menjadi dasar-dasar pengetahuan Manajemen proyek System Informasi.

Oleh karena itu, penulis berusaha agar sebisa mungkin untuk dapat menyajikan sebuah makalah tentang Manajemen proyek System Informasi yang dapat dimengerti oleh pembaca.

B.     Rumusan Masalah                                                                                                                                   

Masalah yang akan dibahas dalam makalah ini adalah :

1.      Bagaimana memanajemen sebuah proyek sitstem dengan baik dan tepat waktu.

2.      Bagaimana menentukan sebuah konsep proyek sistem informasi dengan baik dan tepat.

3.      Bagaiman konsep dan analisis sistem yang di perlukan dalam sebuah proyek sistem informasi dapat dimengerti dengan baik.

4.      Bagaimana mengidentifikasi sebuah masalah dalam pembuatan sebuah proyek sistem informasi

5.      Bagaimana memformulasikan atau membuat laporan akhir proyek.

C.    Tujuan

-          Sebagai tugas dalam kuliah  Manajemen Proyek Sistem Informasi.

-          Memberi gambaran tentang konsep-konsep dasar yang berkaitan dengan Manajemen Proyek Sistem Informasi.

D.    Manfaat

Melatih Mahasiswa agar dapat mengerti dan dapat menulis sebuah makalah tentang Manajemen Proyek Sistem Informasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      KONSEP DAN APLIKASI CBIS

Selama tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an, perusahaan raksasa multinasional banyak menyelesaikan pembangunan sistem informasi global mereka (GIS/ Global Information System), tetapi masih terdapat beberapa hal lain yang masih harus diselesaikan dalam rangka menyempurnakan sistem pengelolaan informasi berbasis komputer yang mendunia ini.

Pada tahun 2000-an, kurang lebih 2070 perusahaan multinasional akan didorong untuk memperbaiki aplikasi sistem informasi dan bentukan arsitektur sistem ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/ CBIS).

Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP (Electronic Data Processing) yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

 Istilah sistem informasi berbasis komputer (CBIS), kita gunakan untuk mengambarkan lima subsistem  yang menggunakan komputer.

1. SIA (Sistem Informasi Akuntansi),

2. SIM (Sistem Informasi Manajemen),

3. DSS (Sistem Pengambilan Keputusan),

4. OA (Otomatisasi Kantor), dan

5. ES (Sistem Pakar).

Gambar 1.1 Model atau konsep CBIS

APLIKASI CBIS  :

·         SI Pemasaran  

-          Penelitian Pemasaran

-          Intelijen Pemasaran

·         SI Manufaktur

-          Itelijen Manufaktur

-          Rekayasa Industri

B.       KONSEP DAN PERANCANGAN DBMS

Sebelum memulai mendesain dan membangun database dengan menggunakan program aplikasi database Ms. Access dan program aplikasi database lainnya, terlebih dahulu kita harus lebih mengenal lagi apa yang dimaksud dengan database.

1.      Pengertian Database:

·        Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

·        Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna atau user.

2.      Definisi dasar struktur database :

Data : sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

Informasi : hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tabel : merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

Field (kolom) : merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data. Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel :

a.       Harus Unik atau Spesifik

b.      Boleh disingkat

c.       Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang ( _ ).

Contoh : Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang, Kode_Brg Tanggal Lahir menjadi TglLahir, Tgl_Lahir, Tgl_Lhr

Record (baris) : merupakan sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom/field.

3.      Komponen Dasar Sistem Database

Terdapat 4 komponen pokok dari sistem database :

a.       DATA

ü   Data disimpan secara terintegrasi (Integrated) Terintegrated yaitu Database merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari aplikasi-aplikasi yang berbeda yang disusun dengan cara menghilangkan bagian-bagian yang rangkap (redundant).

ü   Data dapat dipakai secara bersama-sama(shared) Shared yaitu Masing-masing bagian dari database dapat diakses oleh pemakai dalam waktu yang bersamaan, untuk aplikasi yang berbeda.

b.      Perangkat Keras (HARDWARE)

Terdiri dari semua peralatan perangkat keras komputer yang digunakan untuk pengelolaan sistem database berupa :

ü  Peralatan untuk penyimpanan misalnya disk, drum, tape

ü  Peralatan input dan output.

ü  Peralatan komunikasi data,dll.

c.       Perangkat Lunak (SOFTWARE)

Berfungsi sebagai perantara (interface) antara pemakai dengan data fisik pada database, dapat berupa :

ü  Database Management System (DBMS)

ü  Program-program aplikasi & prosedur-prosedur

d.      Pemakai (USER) Terbagi menjadi 3 klasifikasi :

ü   Database Administrator (DBA), orang/tim yang bertugas mengelola system database secara keseluruhan.

ü   Programmer, orang/tim membuat program aplikasi yang mengakses database dengan menggunakan bahasa pemprograman.

ü   End user, orang yang mengakases database melalui terminal dengan menggunakan query language atau program aplikasi yang dibuat oleh programmer.

4.      Data Pada Database Dan Hubungannya

Ada 3 jenis data pada sistem database, yaitu:

ü  Data operasional dari suatu organisasi, berupa data yang disimpan didalam database.

ü  Data masukan (input data), data dari luar sistem yang dimasukan melalui peralatan input (keyboard) yang dapat merubah data operasional.

ü  Data keluaran (output data), berupa laporan melalui peralatan output sebagai hasil dari dalam sistemyang mengakses data operasional.

5.      Keuntungan Pemakaian Sistem Database

ü  Terkontrolnya kerangkapan data dan inkonsistensi

ü  Terpeliharanya keselarasan data.

ü  Data dapat dipakai secara bersama-sama

ü  Memudahkan penerapan standarisasi.

ü  Memudahkan penerapan batasan-batasan pengamanan.

ü  Terpeliharanya intergritas data.

ü  Terpeliharanya keseimbangan atas perbedaan kebutuhan data dari setiap aplikasi.

ü  Program / data independent.

6.      Kerugian Pemakaian Sistem Database

ü  Mahal dalam implementasinya

ü  Rumit/komplek

ü  Penanganan proses recovery & backup sulit

ü  Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait

7.      Tujuan Perancangan Database

ü  Untuk memenuhi informasi yang berisi kebutuhan–kebutuhan user secara khusus dan aplikasinya.

ü  Memudahkan pengertian struktur informasi

ü  Mendukung kebutuhan–kebutuhan pemrosesan dan beberapa objek penampilan (respone time, processing time dan strorage space)

8.      Aplikasi Database Dalam Life Cycle

ü  Pendefinisian Sistem (System definition)

Pendefinisian ruang lingkup dari sistem database, pengguna dan aplikasinya.

ü  Perancangan Database (Database Design)

Perancangan database secara logika dan fisik pada suatu sistem database sesuai dengan sistem manajemen database yang diinginkan.

ü  Implementation Pendefinisian database secara konseptual, eksternal dan internal, pembuatan file–file database yang kosong serta implementasi aplikasi software.

ü  Pengambilan dan Konversi Data (Loading atau data convertion)

Database ditempatkan dengan baik, sehingga jika ingin memanggil data secara langsung ataupun merubah file–file yang ada dapat di tempatkan kembali sesuai dengan format sistem databasenya

ü  Konversi Aplikasi (Apllication conversion) Pengkonversian aplikasi agar dapat berjalan dengan database baru.

ü  Pengujian dan Validasi (Testing dan Validation) Pengujian dengan menjalankan database dengan memberikan data yang benar untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi.

ü  Monitoring dan Maintenance

Montoring adalah proses pemantau performa dari database, jika performa database menurun maka dapat dilakukan proses tuning dan reorganized Maintenance adalah proses manajemen database selama database berjalan dan jika ada perubahanmaka dapat dilakukan upgrade.

9.      Fase Proses Pperancangan Database

a. Pengumpulan dan analisa

ü  Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidangaplikasinya.

ü  Peninjauan dokumentasi yang ada.

ü  Analisa lingkungan operasi dan pemrosesan data.

ü  Daftar pertanyaan dan wawancara.

b. Perancangan database secara konseptual

ü  Perancangan skema konseptual.

ü  Perancangan transaksi yang akan terjadi dalamdatabase.

c. Pemilihan DBMS

ü  Faktor teknis Contoh faktor teknik : Tipe model data ( hirarki, jaringan atau relasional ), Struktur penyimpanan dan jalur pengaksesan yang didukung sistem manajemen database, Tipe interface dan programmer, Tipe bahasa query.

ü  Faktor Ekonomi dan Politik organisasi Faktor-faktor ekonomi: Biaya penyiadaan hardware dan software, Biaya konversi pembuatan database, Biaya personalia, dll .

ü  Faktor Organisasi.

C.   NETWORK SYSTEM DAN PERANGKATNYA

Kemajuan teknologi komputer sebagai pengolah data berkembang semakin cepat. Sejak terjadi penggabungan teknologi komputer dengan teknologi komunikasi, maka pengolahan data yang semula saling terpisah (stand alone) antar unit komputer sekarang dapat saling dihubungkan melalui suatu sistem jaringan komputer (komputer network). Bila komputer yang saling berhubungan berada dalam satu lokasi yang sama, maka disebut Local Area Network (LAN).

Jaringan komputer adalah sebuah sistem yang terdiri dari atas komputer dan perangkat jaringan lainnya yang bekerja untuk mencapai sebuah tujuan yang sama, yaitu :

-              Membagi sumber daya, contoh : printer, CPU, memori dan harddisk.

-       Komunikasi, contoh : surat elektronik (e-mail), instant messaging (sms) dan chatting.

-        Akses informasi, contoh : web browsing.

Agar dapat mencapai tujuan yang sama, setiap bagian dari jaringan komputer meminta dan memberikan layanan (service). Pihak yang meminta layanan disebut klien (client) dan yang membrikan layanan disebut pelayan (server). Arsitektur ini disebut sistem client-server dan hampir digunakan di seluruh aplikasi jaringan komputer. Sejak dikeluarkannya internet dan sistem operasi Windows95 oleh Microsoft, dalam menghubungkan beberapa komputer baik dari komputer pribadi (PC) maupun dari server dengan sebuah jaringan dari jenis LAN sampai WAN menjadi sebuah hal yang biasa. Demikian pula dengan konsep downsizing maupun lightsizing yang bertujuan menekan anggaran belanja khususnya peralatan komputer, maka sebuah jaringan komputer merupakan satu gagasan yang sangat diperlukan dan sangat dibutuhkan.

Dalam jaringan komputer ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan perlu kita tahu, yaitu :

1.      Konsep Jaringan Komputer

Ada 2 macam konsep jaringan komputer yang dipakai yaitu :

a.         Jaringan terpusat

Jaringan yang terdiri dari beberapa node (workstation) yang terhubung dengan sebuah komputer pusat atau disebut server. Pada jaringan ini sistem kerja workstation tergantung dari komputer pusat. Dan komputer pusat tugasnya melayani permintaan akses dari workstation.

b.        Jaringan Peer-to-Peer

Jaringan yang terdiri dari beberapa komputer yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya tanpa komputer pusat (server base). Pada masing-masing komputer workstation terdapat media penyimpanan (hard disk) yang berfungsi sebagai server individu.

2.      Topologi Jaringan

Topologi jaringan adalah bagian menjelaskan hubungan antar komputer yang dibangun bedasarkan kegunaan, keterbatasan resource dan keterbatasan biaya. Topologi jaringan ada beberapa bentuk, antara lain :

a.       Topologi Bus

Topologi Bus ini merupakan topologi yang pertama digunakan untuk menghubungkan komputer. Masing-masing komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan pada akhir kabel harus diakhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah jarang digunakan dalam jaringan komputer biasa karena memiliki kelebihan dan kekurangan . Topologi ini awalnya menggunakan kabel Coaxial sebagai media pengantar data dan informasi. Saat ini topologi ini dalam membangun jaringan komputer dengan menggunakan kabal serat optik ( fiber optic), akan tetapi digabungkan dengan topologi jaringan yang lain untuk memaksimalkan performanya.

b.      Topologi Cincin

Topologi cincin atau ring topologi adalah topologi jaringan dimana setiap komputer yang terhubung membuat lingkaran. Dengan artian setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan saling terkoneksi ke dua komputer lainnya sehingga membentuk satu jaringan yang sama dengan bentuk cincin.

c.        Topologi Token Ring

Topologi ini hampir sama dengan topologi ring akan tetapi pembuatannya lebih di sempurnakan. Pada token ring kable penghubung di buat menjadi lingkaran terlebih dahulu dan nantinya akan di buatkan terminal-terminal untuk masing-masing komputer dan perangkat lain.

d.       Topologi Bintang

Topologi bintang atau yang lebih sering disebut dengan topologi star. Pada topologi ini sudah menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang di pakai adalah hub, switch, dll. Satu hubungan berfungsi sebagai pusat penghubung komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari topologi ini memudahkan admin dalam mengelola jaringan, memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Kelemahannya, jika sentralnya rusak, semua komputer dalam jaringan tidak dapat berfungsi dan bila pengiriman data secara bersamaan waktunya dapat terjadi collision.

e.        Topologi Pohon

Topologi pohon atau di sebut juga topologi hirarki dan bisa juga disebut topologi bertingkat merupakan topologi yang bisa di gunakan pada jaringan di dalam ruangan kantor yang bertingkat. Pada Topologi ini hubungan antar satu komputer dengan komputer lain merupakan percabangan dengan hirarki yang jelas. sentral pusat atau yang berada pada bagian paling atas merupakan sentral yang aktiv sedangkan sentral yang ada di bawahnya adalah sentral yang pasif.

3.      Jenis Jaringan Komputer

Ada 2 jenis jaringan komputer yang ada sekarang ini, yaitu :

a.       Local Area Network ( LAN )

merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai berapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai sumber daya (resurce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

b.      Wide Area Network (WAN)

Jangkauan dari WAN ini mencakup daerah yang luas, sebuah negara atau bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program (aplikasi) seorang user.

4.      Komponen Perangkat Keras

Ada beberapa komponen yang digunakan dalam sebuah jaringan komputer, yaitu :

a.       Server

Ada 2 macam server yang digunakan antara lain :

·         Server Dedicated

Server ini tidak memiliki fungsi lain. Ia tidak bisa digunakan sebagai workstation.

·  Server Non-Dedicated

Server yang juga bisa berfungsi sebagai workstation.

b.      Workstation
Komputer yang terhubung ke server dan dapat mengakses data dari server.

c.       Network Interface Card (NIC)

NIC atau adapter network adalah sebuah komputer hardware yang mutlak dibutuhkan jika kita menginginkan merakit jaringan komputer menggunakan media penghubung kabel. Berdasarkan tipe motherboard, NIC dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :

·         Tipe slot ISA (slot warna hitam/coklat, lebih panjang),

·         Tipe slot PCI (slot warna putih, lebih pendek).

d.       Switch atau Hub (Concentrator atau Repeater)
Sistem pengkabelan yang paling populer untuk Network Ethernet menggunakan kabel Unshielded Twisted Pair (UPT) atau kabel terpilin yang terbuka dengan konektor yang mirip dengan konektor telepon, ini disebut dengan 10 BaseT.

e.        Bridge, Router Dan Gateway

Bridge berfungsi menghubungkan dua network dengan mentransfer data diantara network tersebut. Sebagai contoh, bridge bisa menghubungkan segmen kabel dari arsitektur Token Ring dengan arsitektur Ethernet, atau menghubungkan dua segmen Ethernet menjadi satu.

f.        Uninterrtible Power Suply (UPS)

Sudah jelas UPS tidak hanya digunakan oleh network. Anda bisa juga menggunakannya pada setiap alat yang membutuhkan aliran listrik alternatif.

g.      Printer Dan Peripheral Lain

Printer adalah salah satu alasan utama kenapa ada network. Karena printer tidak selalu digunakan oleh setiap pemakai, akan tetapi lebih ekonomis jika memakai satu printer bersama-sama.

5.      Pemanfaatan Jaringan Komputer

Beberapa manfaat dalam pembentukan sebuah jaringan komputer , antara lain :

a.       Bagi Pemakai peralatan

Dengan adanya jaringan komputer, maka pemakaian beberapa peralatan komputer dapat dilakukan bersama-sama saling bergantian tanpa harus memindahkan posisi peralatan yang terpasang.

b.      Bagi pakai Software

Hampir dalam setiap organisasi, kemampuan dalam melakukan bagi pakai berkas atau file data diperlukan setiap hari. Beberapa tipe software PC, khususnya program manajemen basis data, didesain disamping agar bisa dipakai oleh satu pemakai, juga dimungkinkan untuk dipakai bersama-sama dengan pemakai lain dalam waktu yang bersamaan.

c.       Komunikasi

Komunikasi antara pemakai dalam suatu jaringan dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail atau teleconference. Sehingga kebutuhan akan komunikasi antar pemakai dapat dipenuhi tanpa harus pindah dari tempat kerjanya.

d.      Pemrosesan Terpusat

Di dalam suatu jaringan komputer, data dapat diolah secara terpusat atau secara terdistribusi. Pemrosesan secara terpusat dilakukan apabila sebuah data yang dibuat oleh tiap pemakai jaringan dikehendaki untuk disatukan dalam komputer pusat.

e.       Keamanan Data

Keamanan data dapat diatur oleh supervisor (administrator) dengan pemberian hak akses, pembatasan waktu akses dan pemberian password untuk melindungi pemakaian komputer pusat.

f.       Akses Internet bersama-sama

Jika ada salah satu komputer berhubungan ke internet dan komputer tersebut memberikan ijin untuk akses internet, maka para pengguna jaringan dapat melakukan aktivitas di internet hanya dengan menggunakan satu buah akun di ISP, satu buah modem.

D.  ANALISIS SISTEM INFORMASI & MANAJEMEN (PIECES & SWOT)

1.      Analisis PIECES

Analisis PIECES adalah sebuah analisis yang dilakukan terhadap kinerja,informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Dengan kepanjangan PIECES itu sendiri adalah Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service. Penjelasan dari masing-masing komponen tersebut adalah :

a.         Analisis Kinerja Sistem ( Performance )

Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).

b.      Analisis Informasi (Information)

Informasi adalah hal yang sangat penting, karena dengan informasi pihak manajemen (marketing) dan user dapat menetapkan apa langkah selanjutnya yang akan diambil. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

c.       Analisis Ekonomi (Economy)

Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu, dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis.

d.      Analisis Pengendalian (Control)

Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.

e.       Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.

f.       Analisis Pelayanan (Service)

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.

Di bawah ini ada beberapa contoh yang berhubungan dengan analisis PIECES :

 

Gambar 1.2 Contoh PIECES 1

Gambar 1.3 Contoh PIECES 2

Gambar 1.4 Contoh PIECES 3

2.      Analisis SWOT

Merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah.

Ada 4 faktor penunjang dalam analisis SWOT, yaitu :

a.   Kekuatan ( Strenghts )

Adalah kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

b.     Kelemahan ( Weakness )

Adalah kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam  tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

c.    Peluang ( Opportunities )

Adalah kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.

d.        Ancaman ( Threats )

Adalah kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.

E.  PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Perancangan sistem informasi adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum sebuah sistem itu di implementasikan kepada user. Dalam perancangan ini langkah yang harus dilakukan yaitu menentukan konsep, merancang isi dari sistem yang dibuat, menentukan perlengkapan lain yang menunjang sistem informasi yang akan kita buat.

Sedangkan implementasi itu sendiri adalah salah satu unsur pertahapan dari keseluruhan pembangunan sistem komputerisasi, dan unsur yang harus dipertimbangkan dalam pembangunan sistem komputerisasi yaitu masalah perangkat lunak (software), karena perangkat lunak yang digunakan haruslah sesuai dengan masalah yang akan diselesaikan, disamping masalah perangkat keras (hardware) itu sendiri. Ada beberapa tahap yang harus dilakukan, antara lain :

1.      Tahap Implementasi

Setelah sistem selesai dirancang dan di analisis, maka langkah selanjutnya adalah tahap implementasi.

a.          Tujuan Implementasi

ü   Untuk mengkaji mengenai rangkaian sistem, baik software maupun hardware dalam bentuk sistem informasi terpusat (integrated information system).

ü   Untuk melakukan UJICOBA mengenai perangkat lunak sistem (software) maupun perangkat keras (hardware) sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

ü   Untuk melakukan penerapan serta peralihan sistem yang lama ke sistem yang baru sebagai keputusan terakhir

b.             Kegiatan Tahap Implementasi Sistem

ü   Melakukan test terhadap sistem.

ü   Melakukan pemasangan dan peralihan sistem.

ü   Melakukan review hasil implementasi.

ü   Membuat sebuah laporan akhir.

c.        Hasil Akhir

Suatu laporan yang berupa hasil pengembangan atau pembangunan suatu sistem yang sudah diterapkan di dalam suatu organisasi/perusahaan yang berisi pedoman mengenai petunjuk pengoperasian sistem, serta jangka waktu pengoperasian dari sistem yang akan di implementasikan.

2.             Melakukan Test Sistem

Untuk mengkaji ulang rangkaian sistem usulan yang sudah dibuat, baik secara konsepsional maupun secara struktural pada suatu areal percontohan. Kegiatan yang dilakukan adalah menyiapkan Hardware dan Software, selanjutnya melakukan ujicoba sistem.

3.             Pemasangan Dan Peralihan Sistem

Bertujuan untuk menerapkan atau mengimplementasikan sistem usulan yang sudah siap dioperasikan secara teknis & sistematis. Yang harus dilakukan dalam proses ini adalah :

a.       Pembuatan jadwal implementasi sistem.

Dalam proses implementasi ini dibutuhkan jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pedoman terhadap kegiatan serta tahapan yang harus dilakukan di dalam proses implementasi sistem tersebut.

b.      Melakukan  konversi sistem.

Bentuk kegiatan di dalam melakukan test sistem serta pemasangan & peralihan sistem  disebut dengan  istilah konversi sistem. Konversi sistem merupakan suatu proses untuk menerapkan atau mengimplementasikan suatu sistem baru agar dapat dioperasikan secara tepat dan benar. Ada beberapa teknik yang bisa digunakan dalam melakukan konversi sistem, yaitu :

ü  Konversi Langsung (CUT OVER)

Pada teknik konversi  langsung ini, sistem yang lama dihentikan sama sekali, dan sistem yang baru mulai dioperasikan.

ü  Konversi Paralel (PARALEL RUN)

Teknik konversi paralel run ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru, bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode tertentu.

ü  Konversi Percontohan (PILOT APPROACH)

Teknik konversi ini biasanya dilakukan, apabila beberapa sistem yang sejenis akan diterapkan di beberapa area yang terpisah.

ü  Konversi Bertahap (PHASE IN CONVERTION)

Teknik konversi ini dilakukan dengan menerapkan masing-masing modul sistem yang berbeda secara urut.

F.   PERANGKAT/TOOLS DALAM ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Perangkat atau  tools yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem adalah sebagai berikut :

1.        HIPO (Hierarchy plus Input‐Proses‐Output)

HIPO  adalah  alat  dokumentasi  program.  Namun, HIPO juga masih banyak dipakai sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap‐tiap modul di dalam sistem digambarkan oleh fungsi utamanya. Diagram HIPO ini memiliki 3 macam bentuk diagram, yaitu :

a.         Visual Table of Contents (VTOC)

Diagram   ini   menggambarkan   hubungan   dari   fungsi‐fungsi   di   sistem   secara   berjenjang. Bentuknya mirip seperti topology Tree (pohon) dalam model topology.

b.        Overview Diagram

Dalam diagram ini menunjukkan secara garis besar hubungan antara input, proses dan output. Bagian input menunjukkan item‐item data yang akan digunakan oleh bagian proses. Bagian proses berisi sejumlah langkah‐langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan item‐item data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah‐langkah proses.

c.       Detail Diagram

Diagram ini merupakan  tingkatan diagram yang paling rendah di diagram HIPO. Diagram ini berisi dengan elemen‐elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.

2.      Kamus Data

Kamus Data (KD) atau Data Dictionary (DD) atau disebut juga dengan System Data Dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan‐kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data ini analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pembuatan kamus data ini dibuat dalam tahapan analisis sistem, dan digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem. Isi yang terdapat dalam kamus data ini adalah :

a.              Nama Arus Data

b.             Alias

c.              Bentuk Data

d.             Arus Data

e.              Penjelasan

f.              Periode

g.             Volume

h.             Struktur Data

3.      Diagram Arus Data (DAD)

Dalam DAD ini terdapat bagian-bagian penting yang harus kita perhatikan,yaitu :

a.       Top Level (context diagram).

b.      Diagram berjenjang dari proses setiap proses DAD.

c.       DAD Level 1.

d.      DAD level 2.

e.       Desain tabel.

4.      Strutur Chart

5.      SDAT Diagram

6.      Warnier / Orr Diagram

7.      Jackson Diagram

G. KONSEP MANAJEMEN TERHADAP KEBUTUHAN INFORMASI

Konsep dasar dari informasi itu sendiri memliki beberapa versi definisinya, antara lain :

1.      Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.      Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3.      Data organized to help choose some current or future action or nonaction to full fill company goals (the choice is called business decision making).

Sedangkan definisi manajemen itu sendiri karena sebuah manajemen berhubungan dengan sebuah organisasi, maka bisa diartikan sebagai sekumpulan orang yang bekerjasama disetiap bidangnya untuk mencapai satu tujuan yang sama.

H.  KONSEP MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Konsep manajemen proyek sistem dapat di bagi menjadi 3 bagian, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia berperan penting dalam suksesnya sebuah manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

1.      Manusia

Model kematangan manajemen manusia membatasi area praktik berikut kunci bagi masyarakat perangkat lunak : rekruitmen , seleksi , manajemen untuk kerja , pelatihan, kompensasi , perkembangan karir, desain kerja , dan organisasi dan perkembangan tim/ kultur. Organisasi mencapai tingkat kematangan yang tinggi dalam area manajemen manusia memiliki kemiripan yang lebih tinggi dari implementasi praktik rekayasa perangkat lunak yang efektif.

2.      Masalah

Sebelum memulai project, kita memerlukan untuk mengidentifikasi obyektifitasnya dan ruang lingkupnya, pemecahan alternatif harus dipertimbangkan, teknik dan batas pun harus didefinisikan. Tanpa informasi ini tidak mungkin melakukan estimasi biaya yang dapat dipertanggung jawabkan dan akurat, penilaian yang efektif terhadap resiko, merinci secara realistis tugas-tugas proyek, atau jadwal proyek yang dapat dikelola yang memberikan indikasi kemajuan yang berarti.

3.      Proses

Proses perangkat lunak memberikan suatu kerangka kerja dimana rencana komprehensif bagi pengembangan perangkat lunak dapat dibangun. Sejumlah kecil aktivitas kerangka kerja yang dapat diaplikasikan pada semua proyek perangkat lunak, tanpa mempedulikan ukuran dan kompleksitasnya.

Manajemen dalam sebuah organisasi itu dibagi menjadi 3 tingkatan sebagai pembuat keputusan, yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

I.     KONSEP DAN APLIKASI TERM OF REFERENCE (TOR) / KAK

Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (TOR) adalah suatu dokumen yang berisipenjelasan/ keterangan mengenai kegiatan yang diusulkan untuk dianggarkan danperkiraan biayanya. Komponennya terdiri dari uraian mengenai apa (what), mengapa(why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapaperkiraan biaya (how much) yang dibutuhkan suatu kegiatan.

1.      Fungsi TOR

Informasi yang disajikan dalam TOR dapat berfungsi sebagai :

a.       Alat bagi pimpinan untuk melakukan pengendalian kegiatan yang dilakukan olehbawahannya.

b.      Alat bagi para Perencana Anggaran untuk menilai urgensi pelaksanaan kegiatantersebut dari sudut pandang keterkaitan dengan Tupoksi.

c.       Alat bagi pihak-pihak pemeriksa untuk melakukan pemeriksaan realisasi kegiatantersebut.

2.      Komponen TOR

a.       What

Menguraikan mengenai kegiatan dan output apa yang akan dihasilkan. Berartitujuan yang akan dicapai oleh kegiatan tersebut secara eksplisit sudah dijelaskandalam TOR. Apa yang mau dicapai, apa yang akan dihasilkan sudah barang tentumenjadi target dari pelaksanaan kegiatan dimaksud.

b.      Why

Menerangkan tentang alasan perlunya kegiatan tersebut dilaksanakan dalamhubungannya dengan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja (Satker) tersebut.Kegiatan yang dilakukan oleh suatu Satker, harus mengacu pada Tupoksi nya.

c.       Who

Menjelaskan tentang penanggung jawab kegiatan dan siapa sasaran yang akanmenerima layanan tersebut.

d.      When

Menjelaskan rencana waktu pelaksanaan kegiatan.

e.       Where

Menerangkan tentang lokasi penyelenggaraan kegiatan.

f.       How Long

Menjelaskan tentang waktu yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan.

g.      How

Menjabarkan tentang bagaimana kegiatan tersebut akan dilaksanakan termasuk metode yang akan digunakan.

h.      How Much

Menguraikan tentang rencana biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatantersebut yang dirinci dalam Rincian Anggaran Biaya (RAB).

J.      KONSEP DAN APLIKASI SYSTEM REQUIREMENTS ANALISYS (SRA)