LAPORAN
PROYEK SISTEM DISTRIBUSI OBAT PADA
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA
Anggota
Kelompok :
ANTHONIUS A. KOLIN
|
12.22.1400
|
KHUSNUDIN
|
12.22.1426
|
THEO WICAKSONO ADINUGROHO
|
12.22.1439
|
SUMARDI
|
12.22.1409
|
CARUTI PUJI
RAHAYU
|
12.22.1411
|
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2013
BAB
I
PENDAHULUAN
Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktivitas yang diselesaikan
tepat pada waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi
(Jeffery L. Whitten). Dan pendapat lain mengatakan bahwa proyek adalah : Kumpulan
aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu objek yang diinginkan yang mana
aktivitasnya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan
sumberdaya tertentu, dan memiliki sasaran dan tujuan yang jelas (M.H Taufiq),
ada juga yang mendefinikan sebagai : Urutan dari aktivitas-aktivitas
unik,complex dan terkoneksi pada suatu tujuan atau sasaran dan dilengkapi
dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran dan spesifikasi (RK. Wysocki,
R.Beck dan David BC).
A. Latar Belakang
Dengan perkembangan teknologi
yang semakin canggih, untuk mendapatkan informasi yang cepat sudah tidak
diragukan lagi. Bahkan keakuratan informasi yang diperoleh akan lebih terjamin.
Salah satu teknologi yang dapat memenuhi hal tersebut adalah komputer, dimana
dalam pengolahan data komputer akan lebih cepat, sehingga informasi yang
didapat tepat pada waktunya.
Berdasarkan sistem yang selama
ini masih dilakukan dengan cara manual masih sangat beresiko
terhadap adanya kerusakan data atau bahkan bisa juga redudansi data.
Dari uraian
di atas maka kami mempunyai gagasan dalam pembuatan sistem terkomputerisasi
yaitu sistem pendistribusian obat. Dimana sistem ini nantinya diharapkan dapat
mempermudah kinerja manusia dalam pengolahan data obat.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang
masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat didapatkan rumusan masalah
yaitu :
-
Bagaimana
cara membuat aplikasi pengolahan data distribusi obat yang mampu
menunjang kinerja manusia?
C. Batasan Masalah
Permasalahan yang ada pada
pendistribusian obat sangat luas, sehingga kami akan membatasi permasalahannya
dan akan membahas tentang penginputan
data jenis obat, data penerima distribusi obat, data jumlah obat yang di
distribusikan, dan data transaksi harga obat. Adapun perangkat lunak yang
diperlukan untuk aplikasi pengolahan data pendistribusian obat tersebut dengan
menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySql
Server 2000.
D. Tujuan dan Manfaat
Adapun
tujuan dan manfaat dari adanya sistem ini nantinya antara lain :
-
Untuk mendapatkan sistem yang bisa membantu kinerja
perusahaan dalam pencatatan pendistribusian obat.
-
Untuk mengurangi tingkat
redudansi data
dan juga meningkatkan kinerja dalam hubungannya dengan pemanfaatan waktu yang
lebih efisien.
-
Sistem ini diharapkan untuk memberikan inovasi dan
tingkat keakuratan data yang diperlukan dalam membuat laporan – laporan yang
dibutuhkan dalam melakukan pembukuan.
E. Tentang
Aplikasi yang akan dibangun ini
nantinya akan memberikan kemudahan kepada user dalam penggunaannya, baik secara
tampilannya maupun fungsi dari setiap tool yang ada pada aplikasi ini
diharapkan untuk menunjang pengolahan data obat, baik itu data obat yang masuk
ataupun data obat yang keluar. Sehingga sistem ini nantinya sudah terhubung antara stock data
obat dengan sisa obat yang ada, dan sistem ini juga memberikan kemudahan dalam
pembuatan laporan – laporan dalam jangka waktu mingguan ataupun bulanan.
F. Konsep Dasar
1. Sistem
Ada beberapa pengertian tentang sistem antara lain :
Menurut
Raymond Jr, Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang berinteraksi dengan
maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Pendapat ini juga didukung oleh
Jogiyanto, H.M yang mengatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur yang saling bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan tujuan tertentu.
Dari uraian tadi dapat diambil kesimpulan bahwa
suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu
dengan yang lainnya yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
2.
Distribusi
Yang dimaksud dengan distribusi
adalah suatu kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari
produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Dan orang yang melakukan
kegiatan distribusi disebut sebagai distributor.
Contoh dari kegiatan distribusi
adalah penyaluran hasil panen petani ke kota-kota.
2.1 Tipe saluran untuk barang konsumsi
Saluran 1 :
Produsen———————Konsumen
Saluran 2 : Produsen ——————Pedagang eceran————Konsumen
Saluran 3 : Produsen——–Grosir——–—Pedagang eceran–——–Konsumen
Saluran 4 : Produsen-Agen——Grosir——Pedagang eceran——–Konsumen
Barang konsumsi adalah
barang-barang yang dibeli untuk dikonsumsikan.
2.2 Tipe
saluran untuk barang industri
Saluran 1 : Produsen———————Pemakai industri
Saluran 2 : Produsen———Distributor industri—Pemakai industri
Saluran3
:Produsen—-Agen—Distributor
industri—Pemakai industri
Saluran 4 : Produsen—-Agen———Pemakai industri
Barang industri adalah
barang-barang yang dibeli untuk diproses lagi atau untuk kepentingan dalam
industri
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan didalam memilih saluran
distribusi, faktor tersebut antara lain :
1. Jenis
barang yang dipasarkan
2. Produsennya
3. Penyalur yang bersedia ikut mengambil bagian
4.
Pasar sasaran
BAB II
KERANGKA
ACUAN KERJA (K.A.K)
I.
LINGKUP PROYEK
1. Lingkup Kegiatan/ Proyek adalah
:Perencanaan Perbaikan Sistem manual pada Pengolahan Data Distribusi menjadi system terkomputerisasi.
2. Lingkup Pekerjaan adalah :
Perencanaan
Perbaikan Sistem Pengolahan Data
Distribusi Obat Pada
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA yang meliputi :
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA yang meliputi :
- Analis
- Programer
3. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencanaan
Tahap
yang akan dilaksanakan adalah :
A. Persiapan Perencanaan.
B. Penyusunan PraRencana termasuk program dan konsep ruang.
C. Pengembangan Rencana.
D. Penyusunan Rencana Detail.
E. Pengadaan waktu penjelasan pekerjaan.
F. Pengawasan Berkala.
II.
KEGIATAN PERENCANAAN
Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencana terdiri dari :
A. Persiapan Perencanaan seperti mengumpulkan data dan informasi lapangan, membuat interpretasi secara garis besar terhadap KAK.
B. Menyusun Pra Rencana seperti rencana lay-out, prarencana termasuk program dan konsepnya, perkiraan biaya.
C. Penyusunan pengembangan rencana, antara lain membuat :
1. Rencana lay-out system dan uraian konsep yang mudah.
2. Rencana struktur, beserta uraian konsep
3. Perkiraan biaya.
D. Penyusunan rencana detail antara lain membuat :
1. Rencana Kerja dan Syarat - syarat (RKS).
2. Rincian volume pelaksanaan pekerjaan, rencana anggaran biaya pekerjaan.
3. Laporan akhir perencanaan.
E. Membantu Panitia Pengadaan pada waktu penjelasan pekerjaan, termasuk menyusun Berita Acara Penjelasan Pekerjaan, evaluasi penawaran, menyusun kembali dokumen dan melaksanakan tugas–tugas yang sama apabila terjadi lelang ulang.
F. Mengadakan pengawasan berkala selama pelaksanaan dan melaksanakan kegiatan seperti:
1. Melakukan penyesuaian rancangan dan spesifikasi teknis pelaksanaan bilaada perubahan.
2. Memberikan penjelasan terhadap persoalan-persoalan yang timbul selama masa pelaksanaan.
3. Memberikan saran-saran.
4. Membuat laporan akhir pengawasan berkala.
III. TANGGUNG JAWAB PERENCANAAN
A. Perencana bertanggung jawab secara professional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode tata laku profesi yang berlaku.
B. Secara umum tanggung jawab Konsultan adalah sebagai berikut :
1. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus memenuhi persyaratan standar hasil perencanaan yang berlaku.
2. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus telah mengakomodasi batasan - batasan yang telah diberikan oleh proyek,
termasuk melalui KAK ini, seperti dari segi pembiayaan, waktu penyelesaian pekerjaan.
3. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus telah memenuhi peraturan, standar, danpedoman.
IV.
B I A Y A.
Biaya perencanaan,
yang terdiri dari :
a. Hardware
Nama
Hardware
|
Jumlah
|
Harga
|
CPU Intel
Core 2 Duo E6300
|
1
|
Rp.
3.025.000,‐
|
Spesifikasi
:
Board G‐41
DDR 1GB
10600 Visipro
VGA GMA
4100
HDD 160 GB
7200
CD Rom
Samsung 52 x
Monitor
16' Advance wide
Mouse
Keyboar
|
|
|
Kabel UTP
(10m) + konektor
|
1
|
Rp.25.000,‐
|
Total
Harga
|
Rp.
3.050.000,‐
|
V. KELUARAN
A. Tahap Konsep Rencana Teknis
1. Konsep penyiapan rencana teknis, termasuk konseporganisasi, jumlah dan kualifikasi tim perencana, metoda pelaksanaan, dan tanggung jawab waktu perencanaan.
2. Konsep skematik rencana teknis, termasuk program ruang, danlain - lain.
3. Laporan data dan informasi lapangan, termasuk hasil survey fisik dan data pengguna, peraturan-peraturan, dan lain
- lain.
B. Tahap Pra-rencana Teknis
1. Gambar – gambar Pra-rencana.
2. Perkiraan biaya pembangunan.
3. Garis besar rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
4. Hasil Konsultasi Rencana dengan pengguna.
C. Tahap Pengembangan Rencana
1. Gambar pengembangan rencana lay-out.
2. Uraian konsep rencana dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
3. Draft rencana anggaran biaya.
4. Draft rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
D. Tahap Rencana Detail
1. Gambar rencana lay-out.
2. Rencana kerja dan syarat - syarat (RKS)
3. Bill Of Quantity ( BQ).
4. Rencana anggaran biaya (RAB).
5. Laporan Perencanaan lay-out, lengkap dengan perhitungan-perhitungan
yang diperlukan.
E.
Tahap Pengawasan Berkala
1. Laporanpengawasanberkala.
2. Dokumen petunjuk penggunaan, pemeliharaan, dan perawatan peralatan
/ perlengkapan / sistem (bila ada).
VI. K R I T E R I A
A. KriteriaUmum
Pekerjaan
yang akan dilaksanakan oleh perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan criteria umum sistem disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas sistem,
yaitu :
1. Persyaratan Hardware:
Menjamin Hardware
dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
2. PersyaratanSoftware :
·
Menjamin Software
dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
·
Dengan batasan tidak mengganggu produktifitas kerja,
biaya investasi dan pemeliharaan sistem sepanjang umurnya.
·
Desain sistem hendaknya dibuat sedemikian rupa,
sehingga pembangunan dapat dilaksanakan dalam waktu
yang pendek dan dapat dimanfaatkan secepatnya.
·
Sistem hendaknya dapat meningkatkan kualitas lingkungan.
VIII. PROSES PERENCANAAN
A. Dalam proses perencanaan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diminta, perencanaan harus menyusun jadwal pertemuan berkala dengan Pengelola Proyek.
B. Dalam pertemuan berkala tersebut ditentukan system awal dan pokok yang harus dihasilkan Konsultan sesuai dengan rencana keluaran yang ditetapkan dalam KAK ini.
C. Dalam melaksanakan tugas, konsultan harus selalu memperhitungkan bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan adalah mengikat.
D. Jangka waktu pelaksanaan, khususnya sampai diserahkannya dokumen perencanaan.
IX. M A S U K A N
A. Informasi
1. Untuk melaksanakan tugasnya perencana harus mencari informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pemberi Tugas termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini.
2. Perencana harus memeriksa kebenaran informasi
yang digunakan dalam pelaksanaant ugasnya, baik yang berasal dari Pemberi Tugas, maupun yang dicaris endiri. Kesalahan / kelalaian pekerjaan perencanaan sebagai akibat dari kesalahan informasi menjadi tanggung jawab Perencana.
B. Tenaga
Untuk melaksanakan tujuannya, perencana harus menyediakan tenaga
yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan.
Tenaga-tenaga ahli
yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing kegiatan perencanaan terdiri dari :
1.
Penanggung Jawab Proyek. : 1 orang
2.
Perencana :
a.
Konsep Dasar : 1 orang
b. Term
Of Reference : 1 orang
c.
System Requirement Analiysis : 1 orang
d.
Analisys Sistem Informasi : 1 orang
e.
Modelling : 1 orang
X. PROGRAM KERJA
A. Perencanan harus segera menyusun program kerja minimal
meliputi :
1. Jadwal kegiatan secara
terperinci
:
Kegiatan di luar instansi penelitian
2. Alokasi tenaga yang lengkap dengan tingkat keahliannya maupun jumlah tenaga yang diusulkan perencana untuk melaksanakan tugas perencanaan, serta harus mendapat persetujuan dari Pemberi Tugas.
3. Konsep penanganan pekerjaan perencanaan.
4. Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pemberi Tugas,
setelah sebelumnya dipresentasikan oleh perencana dan mendapatkan pandangan/pertimbangan dari Pemberi Tugas.
XI. P E N U T U P
A. Setelah Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini diterima, maka konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan.
B. Berdasarkan bahan-bahan tersebut konsultan agar segera menyusun program kerja untuk dibahas dengan Pemberi Tugas.
BAB
III
ANALISIS
KEBUTUHAN
A.
LingkupProyek
1. Lingkup Kegiatan / Proyek
adalah : Perencanaan perbaikan sistem manual pada pengolahan data distribusi menjadi system terkomputerisasi.
2. Lingkup Pekerjaan adalah :
Perencanaan
perbaikan sistem pengolahan data
distribusi obat pada PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA yang meliputi :
- Analis
- Programer
3. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencanaan
Tahap
yang akan dilaksanakan adalah :
A. Persiapan Perencanaan.
B. Penyusunan Pra Rencana termasuk program dan konsep ruang.
C. Pengembangan Rencana.
D. Penyusunan Rencana Detail.
E. Pengadaan waktu penjelasan pekerjaan.
F. Pengawasan Berkala.
B.
KriteriaUmum
Pekerjaan
yang akan dilaksanakan oleh perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan
criteria umum sistem disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas
sistem, yaitu :
1. Persyaratan Hardware:
Menjamin Hardware
dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
2. PersyaratanSoftware :
·
Menjamin Software
dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
·
Dengan batasan tidak
mengganggu produktifitas kerja, biaya investasi dan pemeliharaan sistem sepanjang umurnya.
·
Desain sistem hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga pembangunan dapat dilaksanakan dalam waktu yang pendek dan dapat
dimanfaatkan secepatnya.
·
Sistem hendaknya dapat meningkatkan kualitas
lingkungan.
1. AnalisisKebutuhanSistem
Dalam analisis kebutuhan system pendistribusian obat pada PT. TIRTA
HUSADA FARMA YOGYAKARTA ini bertujuan untuk mendeskripsikan elemen-elemen apa
saja yang akan dibutuhkan dalam pengembangan system ini. Dalam analisa ini akan dikemukakan kebutuhan
system secara Fungsional dan Non Fungsional. Dibawah ini akan dijelaskan apa saja
kebutuhan fungsional dan Non Fungsional tersebut.
2. KebutuhanFungsional
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh system tersebut.
Sistem hanya memiliki satu hak akses yaitu administrator. Yang didalam system ini
akan administrator memiliki hak akses. Hak Akses Tersebut adalah sebagai berikut
:
1.1 Input
Data
a.
Input
data obat
Input data obat digunakan untuk menginputkan data obat yang
terdapat pada stok gudang, selain itu pada inputan obat juga digunakan untuk menentukan harga jual
obat. Di dalam form obat ini user dapat merubah atau menghapus data obat yang
sudah ada.
b.
Input
data supplier
Berfungsi
untuk mendaftarkan keanggotaan Supplier
PT.Tirta Farma Husada.
c.
Input
pembelian obat
Berfungsi
untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
d.
Input
data pelanggan
Berfungsi
untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
e.
Input
data Salesman
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
f.
Input data
pengirim
Digunakan
untuk melakukan pencatatan data pembelian obat dari supplier
g.
data
penjualan obat
Digunakan
untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan kepada Pelanggan
h.
Input Data return Obat
Digunakan
untuk melakukan input data return obat.
1.2 Olah
Data
Dalam system pendistribusian ini terdapat beberapa
proses. Proses- proses ini yang natinya akan mengeluarkan laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Proses – proses tersebut meliputi :
a.
Olah
Data data obat
Data obat yang sudah diinputkan akan diproses,
kemudian akan disimpan dalam database. Olah data obat ini yang nantinya akan digunakan
dalam pembuatan laporan data obat.
b.
Olah
data Supplier
Data supplier akan diolah, yang nantinya akan
digunakan dalam pembuatan laporan pembelian obat.
c.
Olah
data pembelian obat
Data – data pembelian diolah untuk pembuatan laporan
pembelian obat.
d.
Olah
data Pelanggan
Olah data pelanggan nantinya akan digunakan dalam pembuatan laporan data
pelanggan dan laporan data penjualan.
e.
Olah
data Salesman
Olah data salesman nantinya akan digunakan dalam
pembuatan laporan data penjualan.
f.
Olah
data pengirim
Data pengirim akan diproses dan digunakan untuk
pembuatan laporan data pengirim dan laporan penjualan obat.
g.
Olah
data penjualan obat
Olah data penjualan ini diolah berdasarakan
data penjualan, kemudian digunakan dalam pembuatan laporan data penjualan.
h.
Olah
data return obat
Olah data ini adalah proses mengolah
data-data return obat yang terjadi.
1.3 Output
Data
a.
Laporan
Data Obat
Laporan
obat berisi tentang informasi obat, sehingga admin/operator bisa mengetahui stok
obat yang tersedia di gudang
b.
Laporan Data
Pembelian Obat
Berisi tentang data-data pembelian obat dari
supplier untuk melihat data statistic obat.
c.
Laporan
Data Pelanggan
Berisi tentang data para pelanggan.
d.
Laporan
Data Penjualan Obat
Berisi tentang transaksi-transaksi Penjualan kepada
pelanggan.
e. Laporan Statistik Obat
Berisi tentang data statistic obat mana yang
paling laku dalam penjualan.
f.
Laporan
Data Return Obat
Laporan ini berisi tentang informasi-informasi
kegiatan return obat dalam transaksi pendistrisbusian obat.
3. Kebutuhan
Non Fungsional
Analisis
kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk
sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware,analisis
perangkat lunak/software,analisis pengguna/user.
3.1
Kebutuhanperangkatkeras (hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk input
data, pengolahan data,dan penyajian data ( laporan ).
Adapun Perangkat keras yang dibutuhkan yaitu
:
a.
Perangkat
Input / Masukan
·
Keyboard
Komputer standard
·
Mouse
standard
·
Dvd RW standard
b.
Perangkat
Proses / Olah Data
·
1 unit
CPU, Spesifikasi :
Intel Core 2 Duo E6300
Board G‐41
DDR 2GB 10600
VGA GMA 4100
HDD 250 GB 7200
c.
Perangkat
Output / Penyajian Laporan
·
LCD
Monitor16'
·
Printer
d.
Evaluasi
Hardware
Hardware
yang digunakan adalah spesifikasi minimal dalam menjalankan system ini. Karena
system ini menggunakan database, dan dalam perkembangannya nanti, hardware akan
di upgrade seiring dengan pertumbuhan system. Efektif hardware ini digunakan selama 2 tahun, untuk kemudian
akan dilakukan upgrade hardware.
3.2
KebutuhanperangkatLunak (sofware)
Maksud dari perangkat lunak adalah program pendukung yang digunakan untuk
mengendalikan kegiatan system komputer. Perangkat lunak yang digunakan dalam
system ini adalah :
a.
Untuk menjalankan
system :
·
Sistem Operasi
Windows XP
b.
Untuk pembuatan
system :
·
Sistem Operasi
Windows XP
·
Microsoft
Visual basic 6.0
·
My SQL
server 2000
c.
Evaluasi
software
Sistem operasi windows XP ini sudah mampu menjalankan
system pendistribusian ini, karena system operasi ini sudah sangat stabil dan mampu
memenuhi kebutuhan system untuk beberapa tahun kedepan. Penggunaan Database
dalam system ini menggunakan SQL 2000, yang mana database ini mampu memenuhi kebutuhan
dalam pengembangan system.
3.3
KebutuhanTeknisi (Brain Ware)
a.
Brain ware
pada sistem yang berjalan
Untuk mengoperasikan atau memproses pengolohan data, administrator
memiliki user name dan password dan bisa mengakses menu-menu pada system. Untuk
aspek keamanan data, administrator benar-benar orang yang mengetahui, dan mampu
menjalankan system pendistribusian ini, dan mampu mempertanggung jawabkan kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dalam mengakses dan mengolah data.
b.
Brainware
yang dibutuhkan untuk pembangunan system
-
Analis
system
-
Programmer
c.
Evaluasi
Brainware
Analis system disini bertugas dalam menganalisa
system apa yang akan dibuat melalui tahap-tahap yang berlaku dalam analisa sistem,
kemudian di informasikan kepada seorang programmer untuk dibuatkan system
tersebut
BAB
IV
ANALISIS SISTEM INFORMASI
I.
Analisis
SWOT dan PIECES
- Hasil Analisis SWOT
1.
Analisis
Strength (Kekuatan)
Dari
hasil analisis terhadap PT Tirta Husada Farma, didapatkan beberapa kekuatan
atau kelebihan diantaranya adalah :
a.
Kemampuan mengoperasikan komputer dengan baik
oleh petugas (admin/user) perusahaan, sehingga memudahkan petugas untuk
menjalankan sistem yg baru.
b.
Reputasi perusahaan
2.
Analisis
Weakness (Kelemahan)
Setelah
menganalisis kelebihan, berikut adalah analisis kelemahan dari PT Tirta Husada
Farma , diantaranya :
a.
PT Tirta Husada Farma Yogyakarta tidak memiliki
sistem pendistribusian obat yang
terkomputerisasi.
b.
Back up data dan laporan – laporan masih
dilakukan secara manual, sehingga mempersulit petugas dalam mencari informasi
yang dibutuhkan.
3.
Analisis
Opportunities (Peluang)
Analisis ini bertujuan untuk mengetahui peluang dari sistem baru dimasa yang akan
datang, berikut hasilnya :
a.
Tingginya kebutuhan akan sistem informasi yang
selalu berkembang seiring bertambahnya ilmu pengetahuan dan informasi setiap
saat.
b.
Kebanyakan belum ada sistem yang
terkomputerisasi di beberapa perusahaan sekitar.
4.
Analisis
Threats (Ancaman)
Beberapa
hasil ancaman yang akan terjadi pada PT Tirta Husada Farma Yogyakarta, adalah :
a.
Persaingan dengan competitor lainnya yang
semakin berkembang sehingga memberi ancaman terhadap kelangsungan kegiatan pendistribusian
obat di PT Tirta Husada Farma Yogyakarta.
b.
Semakin bertambahnya lokasi pendistribusian obat
yang berdampak pada semakin banyaknya data karena harus memanajemen lokasi yang
kian bertambah.
B. Analisis PIECES
Berdasarkan analisis PIECES permasalahan yang dihadapi oleh Apotek PT. Tirta Husada Farma Yogyakarta Adalah
:
1. Analisis kinerja (Performance)
Adalah
kemampuan menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai.
Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu tanggap (response
time). Berdasarkan pada pengamatan PT. Tirta Husada Farma Yogyakarta analisis
system kinerja sebagai berikut ;
a.
Dilihat dari troughput beban kerja pegawai lebih
berat karena proses pengolahan data dilakukan secara manual yaitu harus mencari
data secara acak dan dimungkinkan adanya data yang hilang ataupun rusak
dibutuhkan waktu minimal 25 menit.
b.
Dilihat dari response time bahwa pembuatan
laporan dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuka kembali pembukuan karena
pencatatannya masih manual. Waktu yang diperlukan dalam penyusunan laporan
pendistribusian barang cukup lama, karena pegawai harus mengolah data satu
persatu yang tidak bisa dilakukan secara bersamaan dibutuhkan waktu 1 sampai 2
jam setiap hari pada saat closing.
2. Analisis Informasi (Information)
Apabila
kemampuan system informasi baik, maka perusahaan maupun instansi akan
mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang
diharapkan.
Kelemahan
system lama :
1.
Penyimpaan data masih berbentuk arsip-arsip,
maka informasi yang diberikan tidak akurat apabila terjadi kerusakan pada arsip
tersebut.
2.
Apabila seorang membutuhkan data maka harus
mencari dalam arsip yang berupa kertas – kertas transaksi keuangan yang jumlahya tidak sedikit sehingga
informasi tidak tepat waktu. Sebagai contoh : dalam pembuatan laporan pada
system lama membutuhkan waktu 20 menit, sedangkan pada system yang baru tidak
sampai 5 menit.
3.
Informasi yang disampaikan, misalnya laporan
pendistribusian harus menyalin dari
data yang masih berupa arsip sehingga kemungkinan adanya data yang salah atau
kurang relevan.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Persoalan
ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan. Dengan adanya
kelemahan-kelemahan yang ada pada system lama maka terjadi biaya yang tidak
dapat diduga. Kelemahan system yang lama adalah pencatatan masih menggunakan
kertas, tinta dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data
atau terdapat arsip yang rusak dan perlu
diganti sehingga menambah biaya operasional.
4. Analisis Keamanan (Control)
Pengendalian
dalam sebuah system sangat diperlukan keberadaannya untuk mejamin keamanan data
dan informasi. Kelemahan system yang lama adalah pengendalian terhadap keamanan
data relative sulit karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan
penyimpanan data masih dalam bentuk arsip-arsip.
Hak
akses pada system pendistribusian obat kurang optimal karena laporan masih
berupa arsip-arsip yang rentan hilang dan rusak serta penyimpanan berkas-berkas
yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol data yang terkait dalam
proses pendistribusian obat, kesalahan pencatatan dapat terjadi, disebabkan
karena kelalian personal.
Control terhadap informasi akan sulit dilakukan
apabila terjadi kesalahan karena tidak dapat mengetahui kesalahan informasi
secara cepat.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Efisien
berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan seefisien mungkin
dengan pemborosan yang paling minimal. Pada system yang lama system pengolahan
masih dilakukan secara manual, pendayagunaan waktu dan sumber daya masih kurang
efisien
serta proses pencarian data dan pembuatan laporan yang masih menggunakan system manual.
Kemudian
dilihat dari sumber daya yang digunakan seperti penggunaan kertas yang banyak
menyebabkan pemborosan biaya dan waktu yang cukup lama untuk pencatatan data,
selain itu harus mencatat laporan-laporan data pendistribusian obat yang sudah
dipakai sebelumnya secara berulang.
6. Analisis Layanan (Service)
Merupakan
peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system. Dengan peningkatan yang lebih baik di maksudkan untuk
meningkatkan kepuasan terhadap kosumen dan karyawan. Pelayanan yang diberikan
oleh PT. Tirta Husada cukup baik, hanya saja masih terdapat kekurangan
dikarenakan masih menggunakan system manual. Misalnya : pegawai yang
membutuhkan data harus menunggu lama karena pencarian data yang dibutuhkan
masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencari pada arsip atau dokumen yang
jumlahnya tidak sedikit.
1. Analisis Kelayakan Sistem
1.1 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan adalah suatu cara yang akan di
gunakan untuk menganalisis kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem
informasi pendistribusian layak di teruskan atau di hentikan. Dalam
pengembangan proyek sistem yang baru ada beberapa hal dalam ketertarikan layak
atau tidaknya pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan
sistem baru ada beberapa kelayakan yang harus di pertimbangkan sebagai bahan
dalam melakukan pengembangan sistem ini. Analisis kelayakan untuk mengembangkan
sistem informasi pendistribusian obat yang baru atau menggantikan sistem
informasi yang lama harus di kaji kelayakan dari beberapa aspek.
1.2 Kelayakan
Teknologi
Dengan adanya kemajuan teknologi yang tak pernah
berhenti dan selalu bergerak secara dinamis, menuntut semua orang untuk
mengikutinya. Pergerakan dinamis ini menyebabkan banyak akibat, diantaranya
penggantian sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, sehingga akan
memudahkan kita dalam melakukan suatu pekerjaan. Sehingga pembuatan sistem yang
baru ini layak untuk dibangun untuk mengikuti perkembangan yang ada.
Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi ini
adalah teknologi yang dapat dengan sangat mudah didapatkan sekarang. Sistem
informasi akan dibuat semudah mungkin sesuai dengan kebutuhan user, sehingga
memudahkan pengoperasiannya. Dengan sedikit pelatihan, user dapat menggunakan
sistem informasi ini dengan baik.
1.3
Kelayakan Operasional
Sistem ini dirancang untuk mudah
dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan
kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu
dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dioperasikan yang mana akan lebih
memudahkan petugas untuk menguasai sistem baru. Sehingga sistem baru yang akan
diterapkan dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
1.4 Kelayakan Sosial
Sistem baru yang akan dibangun ini, tidak akan
mengganggu kepentingan lingkungan sosial di luar sistem, karena tidak
melibatkan lingkungan luar (sosial). Selain lingkungan sosial yang ada di luar
sistem, lingkungan di dalam sistem seperti kepentingan pegawai perusahaan,
dipastikan tidak akan terganggu.
1.5 Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum pada perancangan sistem
ini merupakan kelayakan peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung
sistem.Tuntutan disini adalah penggunaan perangkat lunak original. Jika
ditinjau dari segi hukum maka system baru adalah legal secara hukum, karena
sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan
untuk pengadaan sistem informasi. Software yang dipakai adalah hasil rancangan
penulis sendiri. Peralatan yang digunakan juga diperoleh dengan cara membeli.
Sehingga tidak ada pelanggaran hukum.
1.6 Kelayakan Ekonomi
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi.
Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat
di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga
membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru
diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan atau
manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber
daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak
bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan,
maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya.
Dalam perhitungan manfaat tak berwujud bisa dilihat dari peningkatan
performa kerja pegawai karena ketersediaan informasi yang semakin cepat dan
akurat. Jumlah peningkatan performa kerja dapat diukur dengan memperkirakannya.
Diperkirakan 50% informasi akan cepat didapat dan akurat sebesar 90%, 30%
pegawai akan meningkat performanya sebesar 20%, 20% pelanggan akan meningkatkan
peforma pegawai sebesar 10%.
Peningkatan peforma : (50% x 90%)+(30% x 20%)+(20% x 10%)
:
4.5% + 6% + 2%
:
12.5%
Artinya :
akibat dari kelayakan ekonomi dari sistem maka 12.5% dari peforma pegawai akan
meningkat.
Adapun tabel rincian biaya dan manfaat untuk pengembangan sistem informasi pendistribusian obat
adalah sebagai berikut:
Tabel 1.6.1 Tabel Biaya dan Manfaat
Keterangan
|
Tahun 0
|
Tahun 1
|
Tahun 2
|
|
I. BIAYA-BIAYA
|
|
|
|
|
1. Biaya
Pengadaan
|
|
|
|
|
a. Biaya
Software
|
Rp 2.250.000
|
|
|
|
b. Biaya
Hardware
|
Rp 2.764.000
|
|
|
|
Total Biaya Pengadaan
|
Rp
5.014.000
|
|
|
|
2. Biaya
Penerapan Sistem
|
|
|
|
|
a. Biaya
Konversi Sistem
|
Rp 185.000
|
|
|
|
b. Biaya
Pelatihan Personil
|
Rp 70.000
|
|
|
|
Total Biaya Penerapan
|
Rp
255.000
|
|
|
|
3. Biaya
Operasi dan Perawatan
|
|
|
|
|
a. Biaya
Overhead (Listrik)
|
|
Rp 957.200
|
Rp 1.053.000
|
|
b. Biaya
Perawatan Sistem
|
|
Rp 240.000
|
Rp 264.000
|
|
Total Biaya Operasional dan
Perawatan
|
|
Rp
1.197.200
|
Rp
1.317.000
|
|
TOTAL BIAYA
|
Rp
5.269.000
|
Rp
1.197.200
|
Rp
1.317.000
|
|
II. MANFAAT-MANFAAT
|
|
|
|
|
1. Keuntungan
Berwujud
|
|
|
|
|
a. Pengurangan
B. Operasi
|
|
Rp 924.000
|
Rp
1.016.400
|
|
b. Pengurangan
B. Kesalahan Operasi
|
|
Rp 444.000
|
Rp 488.400
|
|
c. Peningkatan
Perusahaan
|
|
Rp 1.800.000
|
Rp 1.980.000
|
|
Total Keuntungan Berwujud
|
|
Rp
3.168.000
|
Rp
3.484.400
|
|
2. Keuntungan
Tak Berwujud
|
|
|
|
|
a. Peningkatan
Kinerja Personil
|
|
Rp 650.000
|
Rp 750.000
|
|
b. Peningkatan
Informasi
|
|
Rp 500.000
|
Rp 550.000
|
|
Total Keuntungan Tak Berwujud
|
|
Rp
1.150.000
|
Rp
1.300.000
|
|
TOTAL MANFAAT
|
|
Rp
4.318.000
|
Rp
4.784.400
|
|
SELISIH TOTAL BIAYA DAN MANFAAT
|
(Rp
5.269.000)
|
Rp 3.120.800
|
Rp
3.467.400
|
|
|
||||
Sumber : www.TokoKomputer.com
1.
Metode
Pengembalian (Payback Period)
Metode ini digunakan untuk menghitung berapa lama
pengembalian modal (investasi),karena itu satuan hasilnya bukan presentase
tetapi satuan waktu. Jika payback
periode lebih pendek dari yang diperkirakan maka proyek tersebut menguntungkan,
sedangkan apabila lebih lama maka proyek tersebut tidak layak atau rugi.
Total Biaya tahun 0 : 5.269.000
Proceed tahun I : 3.120.800
Sisa biaya tahun I :
2.148.200
Payback Period = 1+ (sisa tahun 1 x 1 tahun)
Proceed
tahun 2
Payback Period = 1+ (2.148.200 x 1 tahun)
3.467.400
= 1,62 tahun
Periode pengembalian sudah dapat
dicapai pada tahun kedua, secara detailnya adalah 1,62 tahun. Karena lebih
kecil dari masa operasi sistem yang kita tentukan maka proyek dinyatakan layak.
a. Metode Pengembalian Investasi (Return of Invesment)
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat
yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
Rumus ROI (Return on Investment)
adalah sebagai berikut:
Total Manfaat – Total Biaya
ROI = x 100 %
Total Biaya
9.102.400
- 7.783.200
9.102.400 –
7.783.200
ROI = x 100 %
7.783.200
=
16,95 %
Sistem yang layak nilai ROI nya harus di atas 0%.
Karena nilai ROI pada sistem ini 16,95%. Maka dapat dikatakan sistem tersebut
memenuhi syarat
b. Metode Net
Present Value (NPV)
Metode Net
Present Value merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.
Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.
Rumus NPV (Net
Present Value) adalah sebagai berikut:
NPV
|
=
|
-
Nilai Proyek
|
+
|
Proceed
1
|
+
|
Proceed
2
|
+
|
Proceed
n
|
|
|
|
|
(n+1)1
|
|
(n+1)2
|
|
(n+1)n
|
Keterangan:
NPV : Net PresentValue
i : tingkat bunga diskonto
diperhitungkan
n : umur proyek investasi
Bila NPV lebih besar dari nol (NPN > 0) berarti investasi yang
ditanamkan menguntungkan dan dapat diterima. Perhitungan NPV dengan tingkat
bunga diskonto 10% per tahun adalah sebagai berikut: [1]
NPV
|
=
|
-Rp 5.269.000
|
+
|
Rp 3.120.800
|
+
|
Rp 3.467.400
|
|
|
|
|
(1+0,1)1
|
|
(1+0,1)2
|
|
=
|
-Rp 5.269.000
|
+
|
Rp 2.837.090
|
+
|
Rp 2.865.619
|
= Rp433.709
|
|
|||||
|
|
|
Di dapat nilai
NPV di atas 0, berarti proyek dinyatakan layak. Hasil perhitungan dengan ketiga
metode tersebut di atas tercantum pada tabel sebagai berikut:
Tabel 1.6.2 Hasil Kesimpulan Analisis Biaya dan Manfaat
No.
|
Metode Biaya dan Manfaat
|
Nilai
|
Keputusan
|
|
1.
|
Payback Period
|
1,62
tahun
|
Layak
|
|
2.
|
Return of Invesment
|
16,95%
|
Layak
|
|
3.
|
Net Present Value
|
Rp 433.709
|
Layak
|
|
|
||||
Berdasarkan analisis biaya dan manfaat yang telah disebutkan di atas,
maka proyek pembangunan system informasi pendistribusian ini layak diteruskan
secara ekonomi.
BAB IV
MODELING
1. Perancangan DBMS
1.1
ERD
Gambar 1.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
1.2
Relasi
Tabel
Gambar 1.2 Relasi Tabel
2. Flowchart Sistem dan DFD
2.1
Flowchart
Gambar
1.3 Flowchart Yang Diusulkan
2.2
DFD
Gambar 2.1 DFD Level 0 /konteks diagram
Gambar 2.1
DFD Level 1
3. Perancangan Dialog User Interface berserta Perancangan
Navigasi (Kontrol)
Gambar 3.1
Rancangan Form Login
Form login adalah tampilan yang terdapat pada
Menu, dimana form login ini berfungsi untuk mengaktifkan semua menu yang belum
aktif. Di dalam form login ini user harus memasukkan username dan password yang
berguna untuk masuk ke dalam program.
Gambar 3.2 Rancangan Data Obat
Form obat merupakan form yang digunakan untuk
menginputkan data obat yang terdapat pada stok gudang, selain itu form obat
juga digunakan untuk menentukan harga jual obat. Di dalam form obat ini user
dapat merubah atau menghapus data obat yang sudah ada. Pada form obat ini akan
langsung ditampilkan secara langsung data obat yang telah ada dan user akan
dimudahkan dalam pencarian obat dengan adanya button cari obat.
Gambar
3.3 Form Salesman
Form
data Salesman berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma
Husada. Terdapat beberapa fungsi tombol yang digunakan untuk menambah, merubah,
dan menghapus data salesman. Selain itu juga terdapat tombol simpan jika user ingin menyimpan data baru atau data
yang telah diedit, atau tombol batal yang bisa digunakan untuk membatalkan
perintah dari user
Gambar
3.4 Data Pengiriman
Form
data pengirim berfungsi untuk mendaftar kan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma
Husada. Terdapat beberapa fungsi tombol yang digunakan untuk menambah, merubah,
dan menghapus data salesman. Selain itu juga terdapat tombol simpan jika user ingin menyimpan data baru atau data
yang telah diedit, atau tombol batal yang bisa digunakan untuk membatalkan
perintah dari user.
Gambar 3.5 Laporan Obat
Rancangan laporan obat merupakan tampilan dari
laporan obat sehingga admin/operator bisa mengetahui stok obat yg tersedia beserta nama obat, merk obat,
harga obat dan kode obat.
Gambar 3.6 Laporan Penjualan
4. Perancangan Security dan Safety
4.1 Security
Gambar 4.1 Keamanan Login
4.2 Safety
Gambar
4.2 Safety Backup dan Restore
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah diuraikan
pada bab-bab sebelumnya dan hasil rancangan Proyek sistem
pengolahan data distribusi obat pada PT. TIRTA HUSADA FARMA, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.
Adanya sistem pengolahan
data distribusi obat ini dapat memberikan
kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan
data pada pendistribusian obat.
2.
Sistem
baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena
segala hal pencatatan data obat, data customer, data supplier serta transaksi
pembelian obat digantikan dengan memasukan datanya pada program aplikasi ini.
B. Saran
Penelitian terhadap obyek nyata merupakan hal yang sewajarnya dilakukan
untuk mendapatkan data-data akurat sebagai bahan kajian dan analisa pada proyek
ini dengan maksud menghasilkan solusi antara lain:
“Memahami
dan mengerti tujuan dan sasaran proyek system yang diinginkan oleh peneliti”
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat team penyusun
sampaikan. Team Penyusun berharap proyek sistem yang diusulkan ini dapat
membantu dalam proses pengolahan data serta pembuatan laporan yang berkualitas.
Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat