Minggu, 26 Mei 2013

LAPORAN PROYEK SISTEM DISTRIBUSI OBAT

LAPORAN
PROYEK SISTEM DISTRIBUSI OBAT PADA
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA

A description...


Anggota Kelompok :

ANTHONIUS A. KOLIN
12.22.1400
KHUSNUDIN
12.22.1426
THEO WICAKSONO ADINUGROHO
12.22.1439
SUMARDI
12.22.1409
CARUTI  PUJI  RAHAYU
12.22.1411


JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
2013





BAB I
PENDAHULUAN
Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktivitas yang diselesaikan tepat pada waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (Jeffery L. Whitten). Dan pendapat lain mengatakan bahwa proyek adalah : Kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu objek yang diinginkan yang mana aktivitasnya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan sumberdaya tertentu, dan memiliki sasaran dan tujuan yang jelas (M.H Taufiq), ada juga yang mendefinikan sebagai : Urutan dari aktivitas-aktivitas unik,complex dan terkoneksi pada suatu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran dan spesifikasi (RK. Wysocki, R.Beck dan David BC).
A.    Latar Belakang
Dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, untuk mendapatkan informasi yang cepat sudah tidak diragukan lagi. Bahkan keakuratan informasi yang diperoleh akan lebih terjamin. Salah satu teknologi yang dapat memenuhi hal tersebut adalah komputer, dimana dalam pengolahan data komputer akan lebih cepat, sehingga informasi yang didapat  tepat pada waktunya.
Berdasarkan sistem yang selama ini masih dilakukan dengan cara manual masih sangat beresiko terhadap adanya kerusakan data atau bahkan bisa juga redudansi data.
Dari uraian di atas maka kami mempunyai gagasan dalam pembuatan sistem terkomputerisasi yaitu sistem pendistribusian obat. Dimana sistem ini nantinya diharapkan dapat mempermudah kinerja manusia dalam pengolahan data obat.
B.     Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka dapat didapatkan rumusan masalah yaitu :
-          Bagaimana cara membuat aplikasi pengolahan data distribusi obat yang mampu menunjang kinerja manusia?
C.    Batasan Masalah
Permasalahan yang ada pada pendistribusian obat sangat luas, sehingga kami akan membatasi permasalahannya dan akan membahas  tentang penginputan data jenis obat, data penerima distribusi obat, data jumlah obat yang di distribusikan, dan data transaksi harga obat. Adapun perangkat lunak yang diperlukan untuk aplikasi pengolahan data pendistribusian obat tersebut dengan menggunakan  Visual Basic 6.0 dan MySql Server 2000.
D.    Tujuan dan Manfaat
Adapun tujuan dan manfaat dari adanya sistem ini nantinya antara lain :
-          Untuk mendapatkan sistem yang bisa membantu kinerja perusahaan dalam pencatatan pendistribusian obat.
-          Untuk mengurangi tingkat redudansi data dan juga meningkatkan kinerja dalam hubungannya dengan pemanfaatan waktu yang lebih efisien.
-          Sistem ini diharapkan untuk memberikan inovasi dan tingkat keakuratan data yang diperlukan dalam membuat laporan – laporan yang dibutuhkan dalam melakukan pembukuan.
E.     Tentang
Aplikasi yang akan dibangun ini nantinya akan memberikan kemudahan kepada user dalam penggunaannya, baik secara tampilannya maupun fungsi dari setiap tool yang ada pada aplikasi ini diharapkan untuk menunjang pengolahan data obat, baik itu data obat yang masuk ataupun data obat yang keluar. Sehingga sistem ini  nantinya sudah terhubung antara stock data obat dengan sisa obat yang ada, dan sistem ini juga memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan – laporan dalam jangka waktu mingguan ataupun bulanan.
F.     Konsep Dasar
1.      Sistem
Ada beberapa pengertian tentang sistem antara lain :
Menurut Raymond Jr, Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Pendapat ini juga didukung oleh Jogiyanto, H.M yang mengatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan tujuan tertentu.
Dari uraian tadi dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama – sama untuk mencapai tujuan tertentu.  
2.      Distribusi
Yang dimaksud dengan distribusi adalah suatu kegiatan penyaluran hasil produksi berupa barang dan jasa dari produsen ke konsumen guna memenuhi kebutuhan manusia. Dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut sebagai distributor.
Contoh dari kegiatan distribusi adalah penyaluran hasil panen petani ke kota-kota.
2.1   Tipe saluran untuk barang konsumsi
            Saluran 1 : Produsen———————Konsumen
      Saluran 2 : Produsen ——————Pedagang eceran————Konsumen
      Saluran 3 : Produsen——–Grosir——–—Pedagang eceran–——–Konsumen
      Saluran 4 : Produsen-Agen——Grosir——Pedagang eceran——–Konsumen
Barang konsumsi adalah barang-barang yang dibeli untuk dikonsumsikan.
2.2   Tipe saluran untuk barang industri
      Saluran 1 : Produsen———————Pemakai industri
      Saluran 2 : Produsen———Distributor industri—Pemakai industri
      Saluran3 :Produsen—-Agen—Distributor industri—Pemakai industri
      Saluran 4 : Produsen—-Agen———Pemakai industri
Barang industri adalah barang-barang yang dibeli untuk diproses lagi atau untuk kepentingan dalam industri
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan didalam memilih saluran distribusi, faktor tersebut antara lain :
1.      Jenis barang yang dipasarkan
2.       Produsennya
3.       Penyalur yang bersedia ikut mengambil bagian
4.       Pasar sasaran


BAB II
KERANGKA ACUAN KERJA (K.A.K)    
I.     LINGKUP PROYEK
1.      Lingkup Kegiatan/ Proyek adalah :Perencanaan Perbaikan Sistem manual pada Pengolahan Data Distribusi menjadi system terkomputerisasi.
2. Lingkup Pekerjaan adalah :
Perencanaan Perbaikan Sistem Pengolahan Data Distribusi Obat Pada
PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA yang meliputi :
-  Analis
-  Programer
3. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencanaan
Tahap yang akan dilaksanakan adalah :
A. Persiapan Perencanaan.
B. Penyusunan PraRencana termasuk program dan konsep ruang.
C. Pengembangan Rencana. 
D. Penyusunan Rencana Detail.
E. Pengadaan waktu penjelasan pekerjaan.
F. Pengawasan Berkala.
II.                KEGIATAN PERENCANAAN
Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencana terdiri dari :
A. Persiapan Perencanaan seperti mengumpulkan data dan informasi lapangan, membuat interpretasi secara garis besar terhadap KAK.
B. Menyusun Pra Rencana seperti rencana lay-out, prarencana termasuk program dan konsepnya, perkiraan biaya.
C. Penyusunan pengembangan rencana, antara lain membuat :
1. Rencana lay-out system dan uraian konsep yang mudah.
2. Rencana struktur, beserta uraian konsep
3. Perkiraan biaya.
D. Penyusunan rencana detail antara lain membuat :
1. Rencana Kerja dan Syarat - syarat (RKS).
2. Rincian volume pelaksanaan pekerjaan, rencana anggaran biaya pekerjaan.
3. Laporan akhir perencanaan.
E. Membantu Panitia Pengadaan pada waktu penjelasan pekerjaan, termasuk menyusun Berita Acara Penjelasan Pekerjaan, evaluasi penawaran, menyusun kembali dokumen dan melaksanakan tugas–tugas yang sama apabila terjadi lelang ulang.
F. Mengadakan pengawasan berkala selama pelaksanaan dan melaksanakan kegiatan seperti:
1. Melakukan penyesuaian rancangan dan spesifikasi teknis pelaksanaan bilaada perubahan.
2. Memberikan penjelasan terhadap persoalan-persoalan yang timbul selama masa pelaksanaan.
3. Memberikan saran-saran.
4. Membuat laporan akhir pengawasan berkala.
III. TANGGUNG JAWAB PERENCANAAN
A. Perencana bertanggung jawab secara professional atas jasa perencanaan yang dilakukan sesuai ketentuan dan kode tata laku profesi yang berlaku.
B. Secara umum tanggung jawab Konsultan adalah sebagai berikut :
1. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus memenuhi persyaratan standar hasil perencanaan yang berlaku.
2. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus telah mengakomodasi batasan - batasan yang telah diberikan oleh proyek, termasuk melalui KAK ini, seperti dari segi pembiayaan, waktu penyelesaian pekerjaan.
3. Hasil perencanaan yang dihasilkan harus telah memenuhi peraturan, standar, danpedoman.
IV.      


B I A Y A.
Biaya perencanaan, yang terdiri dari :
a.       Hardware
Nama Hardware
Jumlah
Harga
CPU Intel Core 2 Duo E6300
1
Rp. 3.025.000,
Spesifikasi :
Board G41
DDR 1GB 10600 Visipro
VGA GMA 4100
HDD 160 GB 7200
CD Rom Samsung 52 x
Monitor 16' Advance wide
Mouse
Keyboar


Kabel UTP (10m) + konektor
1
Rp.25.000,
Total Harga
Rp. 3.050.000,

V.     KELUARAN
A. Tahap Konsep Rencana Teknis
1. Konsep penyiapan rencana teknis, termasuk konseporganisasi, jumlah dan kualifikasi tim perencana, metoda pelaksanaan, dan tanggung jawab waktu perencanaan.
2. Konsep skematik rencana teknis, termasuk program ruang, danlain - lain.
3. Laporan data dan informasi lapangan, termasuk hasil survey fisik dan data pengguna, peraturan-peraturan, dan lain - lain.
B. Tahap Pra-rencana Teknis
1. Gambar – gambar Pra-rencana.
2. Perkiraan biaya pembangunan.
3. Garis besar rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
4. Hasil Konsultasi Rencana dengan pengguna.
C. Tahap Pengembangan Rencana
1. Gambar pengembangan rencana lay-out.
2. Uraian konsep rencana dan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
3. Draft rencana anggaran biaya.
4. Draft rencana kerja dan syarat - syarat (RKS).
D. Tahap Rencana Detail
1. Gambar rencana lay-out.
2. Rencana kerja dan syarat - syarat (RKS)
3. Bill Of Quantity ( BQ).
4. Rencana anggaran biaya (RAB).
5. Laporan Perencanaan lay-out, lengkap dengan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
E. Tahap Pengawasan Berkala
1. Laporanpengawasanberkala.
2. Dokumen petunjuk penggunaan, pemeliharaan, dan perawatan peralatan / perlengkapan / sistem (bila ada).
VI.    K R I T E R I A
A. KriteriaUmum
Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan criteria umum sistem disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas sistem, yaitu :
1. Persyaratan Hardware:
                        Menjamin Hardware dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
2. PersyaratanSoftware :
·         Menjamin Software dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
·         Dengan batasan tidak mengganggu produktifitas kerja, biaya investasi dan pemeliharaan sistem sepanjang umurnya. 
·         Desain sistem hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga pembangunan dapat dilaksanakan dalam waktu yang pendek dan dapat dimanfaatkan secepatnya.
·         Sistem hendaknya dapat meningkatkan kualitas lingkungan.
VIII.    PROSES PERENCANAAN
A. Dalam proses perencanaan untuk menghasilkan keluaran-keluaran yang diminta, perencanaan harus menyusun jadwal pertemuan berkala dengan Pengelola Proyek.
B. Dalam pertemuan berkala tersebut ditentukan system awal dan pokok yang harus dihasilkan Konsultan sesuai dengan rencana keluaran yang ditetapkan dalam KAK ini.
C. Dalam melaksanakan tugas, konsultan harus selalu memperhitungkan bahwa waktu pelaksanaan pekerjaan adalah mengikat.
D. Jangka waktu pelaksanaan, khususnya sampai diserahkannya dokumen perencanaan.
IX.    M A S U K A N
A. Informasi
1. Untuk melaksanakan tugasnya perencana harus mencari informasi yang dibutuhkan selain dari informasi yang diberikan oleh Pemberi Tugas termasuk melalui Kerangka Acuan Kerja ini.
2.  Perencana harus memeriksa kebenaran informasi yang digunakan dalam pelaksanaant ugasnya, baik yang berasal dari Pemberi Tugas, maupun yang dicaris endiri. Kesalahan / kelalaian pekerjaan perencanaan sebagai akibat dari kesalahan informasi menjadi tanggung jawab Perencana.
B. Tenaga
Untuk melaksanakan tujuannya, perencana harus menyediakan tenaga yang memenuhi ketentuan proyek, baik ditinjau dari segi lingkup proyek maupun tingkat kompleksitas pekerjaan.
Tenaga-tenaga ahli yang dibutuhkan dalam untuk masing-masing kegiatan perencanaan terdiri dari :
1. Penanggung Jawab Proyek. : 1 orang
2. Perencana :
a. Konsep Dasar : 1 orang
b. Term Of Reference : 1 orang
c. System Requirement Analiysis : 1 orang
d. Analisys Sistem Informasi : 1 orang
e. Modelling : 1 orang
X.        PROGRAM KERJA
A. Perencanan harus segera menyusun program kerja minimal meliputi :
1.  Jadwal kegiatan secara terperinci
Ket.       Kegiatan di instansi penelitian
            : Kegiatan di luar instansi penelitian
2. Alokasi tenaga yang lengkap dengan tingkat keahliannya maupun jumlah tenaga yang diusulkan perencana untuk melaksanakan tugas perencanaan, serta harus mendapat persetujuan dari Pemberi Tugas.
3.   Konsep penanganan pekerjaan perencanaan.
4.      Program kerja secara keseluruhan harus mendapatkan persetujuan dari Pemberi Tugas, setelah sebelumnya dipresentasikan oleh perencana dan mendapatkan pandangan/pertimbangan dari Pemberi Tugas.
XI. P E N U T U P
A. Setelah Kerangka Acuan Kerja (KAK) ini diterima, maka konsultan hendaknya memeriksa semua bahan masukan yang diterima dan mencari bahan masukan lain yang dibutuhkan.
B. Berdasarkan bahan-bahan tersebut konsultan agar segera menyusun program kerja untuk dibahas dengan Pemberi Tugas.


BAB III
ANALISIS KEBUTUHAN
A.   LingkupProyek
1.      Lingkup Kegiatan / Proyek adalah : Perencanaan perbaikan sistem manual pada pengolahan data distribusi menjadi system terkomputerisasi.
2. Lingkup Pekerjaan adalah :
Perencanaan perbaikan sistem pengolahan data distribusi obat pada PT.TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA yang meliputi :
-  Analis
-  Programer
3. Lingkup tugas yang harus dilaksanakan oleh perencanaan
Tahap yang akan dilaksanakan adalah :
A. Persiapan Perencanaan.
B. Penyusunan Pra Rencana termasuk program dan konsep ruang.
C. Pengembangan Rencana. 
D. Penyusunan Rencana Detail.
E. Pengadaan waktu penjelasan pekerjaan.
F. Pengawasan Berkala.
B.   KriteriaUmum
Pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh perencana seperti yang dimaksud pada KAK harus memperhatikan criteria umum sistem disesuaikan berdasarkan fungsi dan kompleksitas sistem, yaitu :
1. Persyaratan Hardware:
                        Menjamin Hardware dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
2. PersyaratanSoftware :
·         Menjamin Software dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya.
·         Dengan batasan tidak mengganggu produktifitas kerja, biaya investasi dan pemeliharaan sistem sepanjang umurnya. 
·         Desain sistem hendaknya dibuat sedemikian rupa, sehingga pembangunan dapat dilaksanakan dalam waktu yang pendek dan dapat dimanfaatkan secepatnya.
·         Sistem hendaknya dapat meningkatkan kualitas lingkungan.
1.       AnalisisKebutuhanSistem
Dalam analisis kebutuhan system pendistribusian obat pada PT. TIRTA HUSADA FARMA YOGYAKARTA ini bertujuan untuk mendeskripsikan elemen-elemen apa saja yang akan dibutuhkan dalam pengembangan system ini.  Dalam analisa ini akan dikemukakan kebutuhan system secara Fungsional dan Non Fungsional. Dibawah ini akan dijelaskan apa saja kebutuhan fungsional dan Non Fungsional tersebut.
2.      KebutuhanFungsional
Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang  nantinya dilakukan oleh system tersebut. Sistem hanya memiliki satu hak akses yaitu administrator. Yang didalam system ini akan administrator memiliki hak akses. Hak Akses Tersebut adalah sebagai berikut :
1.1    Input Data
a.      Input data obat
Input data obat digunakan untuk menginputkan data obat yang terdapat pada stok gudang, selain itu pada inputan obat juga digunakan untuk menentukan harga jual obat. Di dalam form obat ini user dapat merubah atau menghapus data obat yang sudah ada.
b.      Input data supplier
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Supplier  PT.Tirta Farma Husada.
c.       Input pembelian obat
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
d.      Input data pelanggan
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
e.       Input data Salesman
Berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada
f.        Input data pengirim
Digunakan untuk melakukan pencatatan data pembelian obat dari supplier
g.       data penjualan obat
Digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi penjualan kepada Pelanggan
h.      Input Data return Obat
Digunakan untuk melakukan input data return obat.
1.2   Olah Data
Dalam system pendistribusian ini terdapat beberapa proses. Proses- proses ini yang natinya akan mengeluarkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses – proses tersebut meliputi :
a.       Olah Data data obat
Data obat yang sudah diinputkan akan diproses, kemudian akan disimpan dalam database. Olah data obat ini yang nantinya akan digunakan dalam pembuatan laporan data obat.
b.      Olah data Supplier
Data supplier akan diolah, yang nantinya akan digunakan dalam pembuatan laporan pembelian obat.
c.       Olah data pembelian obat
Data – data pembelian diolah untuk pembuatan laporan pembelian obat.
d.      Olah data Pelanggan
Olah data pelanggan nantinya akan digunakan dalam pembuatan laporan data pelanggan dan laporan data penjualan.
e.       Olah data Salesman
Olah data salesman nantinya akan digunakan dalam pembuatan laporan data penjualan.
f.        Olah data pengirim
Data pengirim akan diproses dan digunakan untuk pembuatan laporan data pengirim dan laporan penjualan obat.
g.       Olah data penjualan obat
Olah data penjualan ini diolah berdasarakan data penjualan, kemudian digunakan dalam pembuatan laporan data penjualan.
h.      Olah data return obat
Olah data ini adalah proses mengolah data-data return obat yang terjadi.
1.3   Output Data
a.       Laporan Data Obat
Laporan obat berisi tentang informasi obat, sehingga admin/operator bisa mengetahui stok obat yang tersedia di gudang
b.      Laporan Data Pembelian Obat
Berisi tentang data-data pembelian obat dari supplier untuk melihat data statistic obat.
c.       Laporan Data Pelanggan
Berisi tentang data para pelanggan.
d.      Laporan Data Penjualan Obat
Berisi tentang transaksi-transaksi Penjualan kepada pelanggan.
e.       Laporan Statistik Obat
Berisi tentang data statistic obat mana yang paling laku dalam penjualan.
f.        Laporan Data Return Obat
Laporan ini berisi tentang informasi-informasi kegiatan return obat dalam transaksi pendistrisbusian obat.
3.      Kebutuhan Non Fungsional
         Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware,analisis perangkat lunak/software,analisis pengguna/user.
3.1               Kebutuhanperangkatkeras (hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk input data, pengolahan data,dan penyajian data ( laporan ).
Adapun Perangkat keras yang dibutuhkan yaitu :
a.       Perangkat Input / Masukan
·         Keyboard Komputer standard
·         Mouse standard
·         Dvd  RW standard
b.      Perangkat Proses / Olah Data
·         1 unit CPU, Spesifikasi :
Intel Core 2 Duo E6300
Board G41
DDR 2GB 10600
VGA GMA 4100
HDD 250 GB 7200
c.       Perangkat Output / Penyajian Laporan
·         LCD Monitor16'
·         Printer
d.      Evaluasi Hardware
            Hardware yang digunakan adalah spesifikasi minimal dalam menjalankan system ini. Karena system ini menggunakan database, dan dalam perkembangannya nanti, hardware akan di upgrade seiring dengan pertumbuhan system. Efektif  hardware ini digunakan selama 2 tahun, untuk kemudian akan dilakukan upgrade hardware.
3.2              KebutuhanperangkatLunak (sofware)
Maksud dari perangkat lunak adalah program pendukung yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan system komputer. Perangkat lunak yang digunakan dalam system ini adalah :
a.       Untuk menjalankan system :
·         Sistem Operasi Windows XP
b.      Untuk pembuatan system :
·         Sistem Operasi Windows XP
·         Microsoft Visual basic 6.0
·         My SQL server 2000
c.       Evaluasi software
Sistem operasi windows XP ini sudah mampu menjalankan system pendistribusian ini, karena system operasi ini sudah sangat stabil dan mampu memenuhi kebutuhan system untuk beberapa tahun kedepan. Penggunaan Database dalam system ini menggunakan SQL 2000, yang mana database ini mampu memenuhi kebutuhan dalam pengembangan system.
3.3              KebutuhanTeknisi (Brain Ware)
a.       Brain ware pada sistem yang berjalan
Untuk mengoperasikan atau memproses pengolohan data, administrator memiliki user name dan password dan bisa mengakses menu-menu pada system. Untuk aspek keamanan data, administrator benar-benar orang yang mengetahui, dan mampu menjalankan system pendistribusian ini, dan mampu mempertanggung jawabkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam mengakses dan mengolah data.
b.      Brainware yang dibutuhkan untuk pembangunan system
-          Analis system
-          Programmer
c.       Evaluasi Brainware
Analis system disini bertugas dalam menganalisa system apa yang akan dibuat melalui tahap-tahap yang berlaku dalam analisa sistem, kemudian di informasikan kepada seorang programmer untuk dibuatkan system tersebut




BAB IV
ANALISIS SISTEM INFORMASI

 I.               Analisis SWOT dan PIECES
  1. Hasil Analisis SWOT
1.      Analisis Strength (Kekuatan)
Dari hasil analisis terhadap PT Tirta Husada Farma, didapatkan beberapa kekuatan atau kelebihan diantaranya adalah :
a.       Kemampuan mengoperasikan komputer dengan baik oleh petugas (admin/user) perusahaan, sehingga memudahkan petugas untuk menjalankan sistem yg baru.
b.      Reputasi perusahaan
2.      Analisis Weakness (Kelemahan)
Setelah menganalisis kelebihan, berikut adalah analisis kelemahan dari PT Tirta Husada Farma , diantaranya :
a.       PT Tirta Husada Farma Yogyakarta tidak memiliki sistem pendistribusian  obat yang terkomputerisasi.
b.      Back up data dan laporan – laporan masih dilakukan secara manual, sehingga mempersulit petugas dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
3.      Analisis Opportunities (Peluang)
Analisis ini bertujuan untuk mengetahui  peluang dari sistem baru dimasa yang akan datang, berikut hasilnya :
a.       Tingginya kebutuhan akan sistem informasi yang selalu berkembang seiring bertambahnya ilmu pengetahuan dan informasi setiap saat.
b.      Kebanyakan belum ada sistem yang terkomputerisasi di beberapa perusahaan sekitar.
4.      Analisis Threats (Ancaman)
Beberapa hasil ancaman yang akan terjadi pada PT Tirta Husada Farma Yogyakarta, adalah :
a.       Persaingan dengan competitor lainnya yang semakin berkembang sehingga memberi ancaman terhadap kelangsungan kegiatan pendistribusian obat di PT Tirta Husada Farma Yogyakarta.
b.      Semakin bertambahnya lokasi pendistribusian obat yang berdampak pada semakin banyaknya data karena harus memanajemen lokasi yang kian bertambah.
B.     Analisis PIECES
Berdasarkan analisis PIECES permasalahan yang dihadapi oleh Apotek PT. Tirta Husada Farma Yogyakarta  Adalah :
1.      Analisis kinerja (Performance)
Adalah kemampuan menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu tanggap (response time). Berdasarkan pada pengamatan PT. Tirta Husada Farma Yogyakarta analisis system kinerja sebagai berikut ;
a.       Dilihat dari troughput beban kerja pegawai lebih berat karena proses pengolahan data dilakukan secara manual yaitu harus mencari data secara acak dan dimungkinkan adanya data yang hilang ataupun rusak dibutuhkan waktu minimal 25 menit.
b.      Dilihat dari response time bahwa pembuatan laporan dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuka kembali pembukuan karena pencatatannya masih manual. Waktu yang diperlukan dalam penyusunan laporan pendistribusian barang cukup lama, karena pegawai harus mengolah data satu persatu yang tidak bisa dilakukan secara bersamaan dibutuhkan waktu 1 sampai 2 jam setiap hari pada saat closing.
2.      Analisis Informasi (Information)
Apabila kemampuan system informasi baik, maka perusahaan maupun instansi akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.
Kelemahan system lama :
1.      Penyimpaan data masih berbentuk arsip-arsip, maka informasi yang diberikan tidak akurat apabila terjadi kerusakan pada arsip tersebut.
2.      Apabila seorang membutuhkan data maka harus mencari dalam arsip yang berupa kertas – kertas transaksi keuangan  yang jumlahya tidak sedikit sehingga informasi tidak tepat waktu. Sebagai contoh : dalam pembuatan laporan pada system lama membutuhkan waktu 20 menit, sedangkan pada system yang baru tidak sampai 5 menit.
3.      Informasi yang disampaikan, misalnya laporan pendistribusian harus menyalin dari data yang masih berupa arsip sehingga kemungkinan adanya data yang salah atau kurang relevan.
3.      Analisis Ekonomi (Economy)
Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan. Dengan adanya kelemahan-kelemahan yang ada pada system lama maka terjadi biaya yang tidak dapat diduga. Kelemahan system yang lama adalah pencatatan masih menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya sehingga apabila terjadi perubahan data atau terdapat arsip yang rusak dan perlu diganti sehingga menambah biaya operasional.
4.      Analisis Keamanan (Control)
Pengendalian dalam sebuah system sangat diperlukan keberadaannya untuk mejamin keamanan data dan informasi. Kelemahan system yang lama adalah pengendalian terhadap keamanan data relative sulit karena pencatatan data yang masih menggunakan buku dan penyimpanan data masih dalam bentuk arsip-arsip.
Hak akses pada system pendistribusian obat kurang optimal karena laporan masih berupa arsip-arsip yang rentan hilang dan rusak serta penyimpanan berkas-berkas yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol data yang terkait dalam proses pendistribusian obat, kesalahan pencatatan dapat terjadi, disebabkan karena kelalian personal.
Control  terhadap informasi akan sulit dilakukan apabila terjadi kesalahan karena tidak dapat mengetahui kesalahan informasi secara cepat.
5.      Analisis Efisiensi (Eficiency)
Efisien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. Pada system yang lama system pengolahan masih dilakukan secara manual, pendayagunaan waktu dan sumber daya masih kurang efisien serta proses pencarian data dan pembuatan laporan yang masih menggunakan system manual.
Kemudian dilihat dari sumber daya yang digunakan seperti penggunaan kertas yang banyak menyebabkan pemborosan biaya dan waktu yang cukup lama untuk pencatatan data, selain itu harus mencatat laporan-laporan data pendistribusian obat yang sudah dipakai sebelumnya secara berulang.
6.      Analisis Layanan (Service)
Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system. Dengan peningkatan  yang lebih baik di maksudkan untuk meningkatkan kepuasan terhadap kosumen dan karyawan. Pelayanan yang diberikan oleh PT. Tirta Husada cukup baik, hanya saja masih terdapat kekurangan dikarenakan masih menggunakan system manual. Misalnya : pegawai yang membutuhkan data harus menunggu lama karena pencarian data yang dibutuhkan masih menggunakan cara manual yaitu dengan mencari pada arsip atau dokumen yang jumlahnya tidak sedikit.

1. Analisis Kelayakan Sistem
            1.1 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan adalah suatu cara yang akan di gunakan untuk menganalisis kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem informasi pendistribusian layak di teruskan atau di hentikan. Dalam pengembangan proyek sistem yang baru ada beberapa hal dalam ketertarikan layak atau tidaknya pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem baru ada beberapa kelayakan yang harus di pertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem ini. Analisis kelayakan untuk mengembangkan sistem informasi pendistribusian obat yang baru atau menggantikan sistem informasi yang lama harus di kaji kelayakan dari beberapa aspek.
1.2 Kelayakan Teknologi
Dengan adanya kemajuan teknologi yang tak pernah berhenti dan selalu bergerak secara dinamis, menuntut semua orang untuk mengikutinya. Pergerakan dinamis ini menyebabkan banyak akibat, diantaranya penggantian sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, sehingga akan memudahkan kita dalam melakukan suatu pekerjaan. Sehingga pembuatan sistem yang baru ini layak untuk dibangun untuk mengikuti perkembangan yang ada.
Teknologi yang digunakan dalam sistem informasi ini adalah teknologi yang dapat dengan sangat mudah didapatkan sekarang. Sistem informasi akan dibuat semudah mungkin sesuai dengan kebutuhan user, sehingga memudahkan pengoperasiannya. Dengan sedikit pelatihan, user dapat menggunakan sistem informasi ini dengan baik.
            1.3  Kelayakan Operasional
Sistem ini dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum dioperasikan yang mana akan lebih memudahkan petugas untuk menguasai sistem baru. Sehingga sistem baru yang akan diterapkan dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
1.4  Kelayakan Sosial
Sistem baru yang akan dibangun ini, tidak akan mengganggu kepentingan lingkungan sosial di luar sistem, karena tidak melibatkan lingkungan luar (sosial). Selain lingkungan sosial yang ada di luar sistem, lingkungan di dalam sistem seperti kepentingan pegawai perusahaan, dipastikan tidak akan terganggu.
            1.5  Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini merupakan kelayakan peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem.Tuntutan disini adalah penggunaan perangkat lunak original. Jika ditinjau dari segi hukum maka system baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang akan dikembangkan tidak melanggar aturan-aturan yang ditetapkan untuk pengadaan sistem informasi. Software yang dipakai adalah hasil rancangan penulis sendiri. Peralatan yang digunakan juga diperoleh dengan cara membeli. Sehingga tidak ada pelanggaran hukum.
            1.6  Kelayakan Ekonomi
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan atau manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya.
Dalam perhitungan manfaat tak berwujud bisa dilihat dari peningkatan performa kerja pegawai karena ketersediaan informasi yang semakin cepat dan akurat. Jumlah peningkatan performa kerja dapat diukur dengan memperkirakannya. Diperkirakan 50% informasi akan cepat didapat dan akurat sebesar 90%, 30% pegawai akan meningkat performanya sebesar 20%, 20% pelanggan akan meningkatkan peforma pegawai sebesar 10%.
            Peningkatan peforma   : (50% x 90%)+(30% x 20%)+(20% x 10%)
                                                : 4.5% + 6% + 2%
                                                : 12.5%
Artinya                        : akibat dari kelayakan ekonomi dari sistem maka 12.5% dari peforma pegawai akan meningkat.                                             
Adapun tabel rincian biaya dan manfaat untuk pengembangan sistem informasi pendistribusian obat adalah sebagai berikut:

Tabel 1.6.1  Tabel Biaya dan Manfaat
Keterangan
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
I.       BIAYA-BIAYA



1.   Biaya Pengadaan



a.    Biaya Software
 Rp  2.250.000


b.   Biaya Hardware
 Rp  2.764.000


Total Biaya Pengadaan
 Rp  5.014.000


2.   Biaya Penerapan Sistem



a.    Biaya Konversi Sistem
 Rp     185.000


b.   Biaya Pelatihan Personil
 Rp       70.000


Total Biaya Penerapan
 Rp     255.000


3.   Biaya Operasi dan Perawatan



a.    Biaya Overhead (Listrik)

 Rp       957.200
 Rp    1.053.000
b.   Biaya Perawatan Sistem

 Rp       240.000
 Rp       264.000
Total Biaya Operasional dan Perawatan

 Rp    1.197.200
 Rp    1.317.000
TOTAL BIAYA
 Rp  5.269.000
 Rp    1.197.200
 Rp    1.317.000
II.    MANFAAT-MANFAAT



1.   Keuntungan Berwujud



a.   Pengurangan B. Operasi

 Rp     924.000
 Rp  1.016.400
b.    Pengurangan B. Kesalahan Operasi

 Rp     444.000
 Rp     488.400
c.    Peningkatan Perusahaan

 Rp  1.800.000
 Rp  1.980.000
Total Keuntungan Berwujud

 Rp  3.168.000
 Rp  3.484.400
2.   Keuntungan Tak Berwujud



a.    Peningkatan Kinerja Personil

 Rp     650.000
 Rp     750.000
b.   Peningkatan Informasi

 Rp     500.000
 Rp     550.000
Total Keuntungan Tak Berwujud

 Rp  1.150.000
 Rp  1.300.000
TOTAL MANFAAT

 Rp  4.318.000
 Rp  4.784.400
SELISIH TOTAL BIAYA DAN MANFAAT
 (Rp  5.269.000)
 Rp 3.120.800
 Rp  3.467.400


1.                                                                                             Metode Pengembalian (Payback Period)
Metode ini digunakan untuk menghitung berapa lama pengembalian modal (investasi),karena itu satuan hasilnya bukan presentase tetapi satuan waktu. Jika payback periode lebih pendek dari yang diperkirakan maka proyek tersebut menguntungkan, sedangkan apabila lebih lama maka proyek tersebut tidak layak atau rugi.
Total Biaya tahun 0     : 5.269.000
Proceed tahun I           : 3.120.800
Sisa biaya tahun I        : 2.148.200
Payback Period            =  1+ (sisa tahun 1 x 1 tahun)
                                        Proceed tahun 2
Payback Period            =  1+ (2.148.200 x 1 tahun)
                                           3.467.400
=  1,62 tahun
Periode pengembalian sudah dapat dicapai pada tahun kedua, secara detailnya adalah 1,62 tahun. Karena lebih kecil dari masa operasi sistem yang kita tentukan maka proyek dinyatakan layak.
a.       Metode Pengembalian Investasi (Return of Invesment)
Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya.
Rumus ROI (Return on Investment) adalah sebagai berikut:
             Total Manfaat – Total Biaya  
ROI =                                                  x 100 %
                         Total Biaya

 




   9.102.400 7.783.200


           

 9.102.400 – 7.783.200
ROI =                                                          x 100 %
                        7.783.200
        =  16,95 %
Sistem yang layak nilai ROI nya harus di atas 0%. Karena nilai ROI pada sistem ini 16,95%. Maka dapat dikatakan sistem tersebut memenuhi syarat

b.      Metode Net Present Value (NPV)
Metode Net Present Value merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.
Rumus NPV (Net Present Value) adalah sebagai berikut:
NPV
=
-    Nilai Proyek
+
Proceed 1
+
Proceed 2
+
Proceed n




(n+1)1

(n+1)2

(n+1)n
Keterangan:
NPV    : Net PresentValue
i           : tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n          : umur proyek investasi
Bila NPV lebih besar dari nol (NPN > 0) berarti investasi yang ditanamkan menguntungkan dan dapat diterima. Perhitungan NPV dengan tingkat bunga diskonto 10% per tahun adalah sebagai berikut: [1]
NPV
=
-Rp 5.269.000
+
Rp  3.120.800
+
Rp  3.467.400




(1+0,1)1

(1+0,1)2

=
-Rp 5.269.000
+
Rp  2.837.090
+
Rp  2.865.619
            = Rp433.709




Di dapat nilai NPV di atas 0, berarti proyek dinyatakan layak. Hasil perhitungan dengan ketiga metode tersebut di atas tercantum pada tabel sebagai berikut:

Tabel 1.6.2  Hasil Kesimpulan Analisis Biaya dan Manfaat
No.
Metode Biaya dan Manfaat
Nilai
Keputusan
1.
Payback Period
1,62 tahun
Layak
2.
Return of Invesment
16,95%
Layak
3.
Net Present Value
Rp  433.709
Layak


Berdasarkan analisis biaya dan manfaat yang telah disebutkan di atas, maka proyek pembangunan system informasi pendistribusian ini layak diteruskan secara ekonomi.



BAB IV
MODELING
1.      Perancangan DBMS
1.1  ERD































Gambar 1.1 ERD (Entity Relationship Diagram)



1.2  Relasi Tabel
Gambar 1.2 Relasi Tabel


2.      Flowchart Sistem dan DFD
2.1  Flowchart

Gambar 1.3 Flowchart Yang Diusulkan








2.2  DFD


Gambar 2.1 DFD Level 0 /konteks diagram
                             
                              Gambar  2.1  DFD Level 1




3.      Perancangan Dialog User Interface berserta Perancangan Navigasi (Kontrol)

Gambar 3.1  Rancangan Form Login
Form login adalah tampilan yang terdapat pada Menu, dimana form login ini berfungsi untuk mengaktifkan semua menu yang belum aktif. Di dalam form login ini user harus memasukkan username dan password yang berguna untuk masuk ke dalam program.
Gambar 3.2 Rancangan Data Obat
Form obat merupakan form yang digunakan untuk menginputkan data obat yang terdapat pada stok gudang, selain itu form obat juga digunakan untuk menentukan harga jual obat. Di dalam form obat ini user dapat merubah atau menghapus data obat yang sudah ada. Pada form obat ini akan langsung ditampilkan secara langsung data obat yang telah ada dan user akan dimudahkan dalam pencarian obat dengan adanya button cari obat.
Gambar 3.3 Form Salesman

Form data Salesman berfungsi untuk mendaftarkan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada. Terdapat beberapa fungsi tombol yang digunakan untuk menambah, merubah, dan menghapus data salesman. Selain itu juga terdapat tombol simpan  jika user ingin menyimpan data baru atau data yang telah diedit, atau tombol batal yang bisa digunakan untuk membatalkan perintah dari user
Gambar 3.4 Data Pengiriman

Form data pengirim berfungsi untuk mendaftar kan keanggotaan Salesman PT Tirta Farma Husada. Terdapat beberapa fungsi tombol yang digunakan untuk menambah, merubah, dan menghapus data salesman. Selain itu juga terdapat tombol simpan  jika user ingin menyimpan data baru atau data yang telah diedit, atau tombol batal yang bisa digunakan untuk membatalkan perintah dari user.
Gambar 3.5 Laporan Obat
Rancangan laporan obat merupakan tampilan dari laporan obat sehingga admin/operator bisa mengetahui stok obat  yg tersedia beserta nama obat, merk obat, harga obat dan kode obat.
                Gambar 3.6 Laporan Penjualan


4.      Perancangan Security dan Safety
4.1  Security
Gambar 4.1 Keamanan Login
4.2  Safety
 










            Gambar 4.2 Safety Backup dan Restore



BAB IV
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan hasil rancangan Proyek sistem pengolahan data distribusi obat pada PT. TIRTA HUSADA FARMA, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1.        Adanya sistem pengolahan data distribusi obat ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk melakukan pengolahan data pada pendistribusian obat.
2.        Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena segala hal pencatatan data obat, data customer, data supplier serta transaksi pembelian obat digantikan dengan memasukan datanya pada program aplikasi ini.
B.     Saran
Penelitian terhadap obyek nyata merupakan hal yang sewajarnya dilakukan untuk mendapatkan data-data akurat sebagai bahan kajian dan analisa pada proyek ini dengan maksud menghasilkan solusi  antara lain:
“Memahami dan mengerti tujuan dan sasaran proyek system yang diinginkan oleh peneliti”
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat team penyusun sampaikan. Team Penyusun berharap proyek sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pengolahan data serta pembuatan laporan yang berkualitas. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat